Software e CRMSoftware gestione ordini: cosa deve fare
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La gestione ordini è il punto dove una piccola impresa perde soldi senza vederli, perché non perde un ordine: lo perde pezzo per pezzo. Una riga battuta male, una quantità promessa due volte, una consegna parziale che nessuno ricorda di completare, un ordine confermato a voce che il cliente ricorda in un modo e tu in un altro. Qui trovi cosa deve fare un programma per la gestione degli ordini, quali conti fa che un foglio di calcolo non fa, e come capire se ti serve un pacchetto o un software su misura. Il filo che tiene tutto è uno: quante volte le stesse righe vengono riscritte prima di arrivare in fattura.
Cosa fa un software di gestione ordini (cinque cose, non venti)
Le pagine dei fornitori elencano venti funzioni. In pratica un programma di gestione ordini serve a cinque cose, e se ne sbaglia una le altre quattro non ti salvano.
La differenza fra un gestionale e un foglio sta quasi tutta nei punti due e tre. Raccogliere e stampare lo sa fare anche Excel. Impegnare la merce e dire una data che regge sono conti che hanno bisogno di guardare insieme magazzino, ordini aperti e ordini ai fornitori, e un foglio non li guarda insieme.
- 1Raccogliere l'ordine dove nasce: al telefono, in mail, dall'agente in giro, dal cliente stesso.
- 2Impegnare la merce, cioè togliere dalla disponibilità quello che hai appena promesso a qualcuno.
- 3Dire quando si consegna, guardando le giacenze e gli arrivi previsti dai fornitori.
- 4Produrre i documenti di consegna senza ribattere le righe.
- 5Chiudere l'ordine in fattura e dirti cosa è rimasto da consegnare.
Le quattro volte che riscrivi lo stesso ordine
Prendi un'impresa che vende e installa: dieci ordini a settimana, ognuno con sei o sette righe fra materiale e manodopera. Lo stesso elenco di righe compare in quattro documenti diversi, e in una gestione fatta a mano ogni documento viene ribattuto da zero.
Il punto non è il tempo: sono venti minuti per ordine, quaranta ore all'anno, un conto che si giustifica da solo. Il punto è che ogni ribattitura è un'occasione di sbagliare un numero, e l'errore si scopre tardi, quando il cliente confronta la fattura con il preventivo e non tornano. Un gestionale fa diventare i quattro documenti quattro stati dello stesso ordine: le righe esistono una volta, il resto è un passaggio di stato.
Se il tuo problema comincia prima, al preventivo che nessuno segue, la guida che ti serve è quella sul programma per fare preventivi: un preventivo accettato deve diventare un ordine con un clic, non con una ribattitura.
| Documento | A cosa serve | Cosa si ribatte a mano | Dove si sbaglia |
|---|---|---|---|
| Preventivo | Far decidere il cliente | Righe, quantità, prezzi, sconti | Sconto concesso a voce e non scritto |
| Conferma d'ordine | Mettere per iscritto cosa è stato accettato | Tutto il preventivo, più la data | Data promessa senza guardare il magazzino |
| Documento di trasporto | Accompagnare la merce che parte | Le righe consegnate, non tutte | Consegna parziale non segnata |
| Fattura | Chiedere i soldi | Le righe consegnate e i prezzi | Si fattura quello che era in ordine, non quello che è partito |
Giacenza e disponibile non sono la stessa cosa
Questo è il conto che separa un foglio di calcolo da un gestionale, e quasi nessuno lo spiega a chi compra. In magazzino hai 40 pezzi di un articolo. Tre ordini aperti ne hanno impegnati 25, perché i clienti li hanno ordinati e tu li hai accettati. La giacenza è 40. Il disponibile è 15. Se il commerciale guarda il foglio delle giacenze, vende 30 pezzi e ne hai 15: qualcuno non riceve la merce, e lo scopri il giorno della consegna.
Un programma per la gestione degli ordini tiene quattro numeri per articolo, non uno: giacenza fisica, impegnato dagli ordini dei clienti, in arrivo dagli ordini ai fornitori, disponibile. Il disponibile è il solo numero che si può promettere, e nessun foglio lo calcola da solo, perché per calcolarlo deve leggere tutti gli ordini aperti nel momento in cui glielo chiedi.
Il caso tipico in cui il conto si vede: una ditta che monta serramenti con 12 ordini aperti e 200 articoli in magazzino. Senza l'impegnato, tre ordini su dodici slittano ogni mese per materiale promesso due volte. Con l'impegnato quei tre slittamenti diventano tre telefonate fatte prima, quando ancora puoi ordinare al fornitore. Se il tuo nodo è proprio il magazzino, il resto del conto è nella guida sul programma per gestire il magazzino.
| Numero | Quanto fa | Da dove viene |
|---|---|---|
| Giacenza | 40 | Quello che è fisicamente a scaffale |
| Impegnato | 25 | Righe di ordini clienti accettati e non ancora consegnati |
| In arrivo | 30 | Righe di ordini ai fornitori con data di arrivo |
| Disponibile | 15 oggi, 45 dopo l'arrivo | Giacenza meno impegnato, più l'in arrivo con la sua data |
L'ordine confermato su WhatsApp è un documento, e si conserva
Le scritture contabili e la corrispondenza d'impresa vanno conservate per dieci anni: lo dice l'articolo 2220 del codice civile. Quello scambio di messaggi dove il cliente ha scritto "ok procedi" e tu hai risposto "ti confermo per il 14" è corrispondenza commerciale, e se fra due anni discutete su cosa era stato ordinato è la sola prova che hai. Su un telefono cambiato, in una chat con quattrocento messaggi sopra, quella prova non esiste più.
Non serve fare il legale: serve che la conferma d'ordine esca da un posto dove resta. Una conferma d'ordine utile sta in mezza pagina e dice sei cose.
Chi gestisce gli ordini da un gestionale non fa questo lavoro in più: la conferma è la stampa dell'ordine che ha appena registrato, e resta dentro al programma anche quando il telefono cambia.
- Cosa, con le righe e le quantità esatte, non "il materiale pattuito".
- A quanto, con lo sconto applicato scritto per riga.
- Quando, con una data e non con "appena arriva".
- Dove si consegna e chi riceve, se non è la sede.
- Come si paga e quando.
- Cosa succede se il cliente cambia le quantità dopo l'accettazione.
Consegne parziali: l'ordine che nessuno chiude
Un ordine su tre, nelle imprese che vendono materiale, non parte tutto insieme. Mancava un pezzo, il cliente ha chiesto di portare intanto il resto, il fornitore ha spedito metà fornitura. Il problema non è la consegna parziale: è il residuo. La riga consegnata a metà deve restare viva con la quantità che manca, e deve farsi vedere ogni settimana finché non è chiusa.
Nei fogli di calcolo il residuo muore in due modi. O l'ordine viene segnato come evaso perché la merce è partita, e quello che manca lo ricorda solo il cliente che richiama a febbraio. O viene lasciato aperto, e dopo tre mesi l'elenco degli ordini aperti è pieno di righe vecchie che nessuno guarda più: a quel punto l'elenco non è uno strumento di lavoro, è un archivio.
Quello che chiedi a un programma qui è una cosa sola e precisa: la lista di oggi delle righe aperte, ordinata per data promessa, con la quantità che manca e il nome del cliente. Cinque minuti la mattina. Se un fornitore ti fa vedere la schermata degli ordini e quella lista non c'è, quel programma gestisce documenti, non ordini.
Ordini ai fornitori: lo stesso programma, al contrario
Metà del valore di una gestione ordini sta dal lato dei fornitori, e chi compra il software spesso lo scopre dopo. Il conto è lo stesso di prima, letto all'indietro: se sai cosa hai impegnato e sai quanti giorni ci mette il fornitore, sai quando ordinare.
Un esempio con numeri semplici. Un articolo che vendi 20 pezzi al mese, cioè circa uno al giorno lavorativo, con un fornitore che consegna in 15 giorni. Il punto di riordino è quindici pezzi più un margine: sotto quella soglia devi ordinare, non quando arrivi a zero. Un gestionale tiene la soglia per articolo e ti propone l'ordine al fornitore quando il disponibile scende sotto, con le quantità già compilate. Il tempo risparmiato conta poco: conta che la decisione non dipende più da chi passa davanti allo scaffale.
La seconda cosa che chiedi dal lato fornitori è la data di arrivo per riga. Serve a rispondere al cliente che chiede "quando me lo porti" con una data vera invece di "ti faccio sapere": l'in arrivo con la sua data è esattamente il numero che permette di promettere senza inventare.
Foglio di calcolo, pacchetto o su misura
Non c'è una soglia universale, ma ci sono tre domande che decidono quasi sempre: quanti ordini al mese passano, quante persone li toccano, e quanto è strano il tuo modo di vendere. Il terzo punto è quello che manda fuori strada chi compra: un pacchetto costa meno e si installa in un giorno, ma se vendi a metro quadro, a corpo con posa, a listini diversi per zona o con lavorazioni che cambiano il prezzo della riga, un pacchetto standard ti fa scrivere ogni ordine due volte, dentro e fuori dal programma.
La tabella qui sotto è una guida grossolana, da correggere col terzo punto. Da noi il software e CRM su misura parte da 2.499 € e il software resta tuo, senza canone per utente: per sapere se il tuo caso sta nella fascia di un pacchetto o in quella del su misura la strada breve è raccontare come nasce un ordine da te, non contare le funzioni.
| Situazione | Cosa regge | Cosa cede |
|---|---|---|
| Meno di 20 ordini al mese, una persona li tocca, righe semplici | Un foglio ordinato può bastare | Cede appena entra la seconda persona |
| 20-150 ordini al mese, due o tre persone, magazzino da impegnare | Un pacchetto con ordini e magazzino | Cede sulle regole di prezzo particolari |
| Vendita con lavorazioni, listini per cliente o zona, posa, cantiere | Un gestionale su misura | Cede se nessuno descrive il processo vero prima di scrivere il software |
| Ordini che arrivano da un negozio online | La piattaforma gestisce gli ordini | Cede sul collegamento fra negozio, magazzino e fatture |
Sette domande da fare a chi te lo vende
Le demo si assomigliano tutte perché mostrano l'inserimento di un ordine, che è la parte facile. Queste sette domande spostano la conversazione sui punti dove un programma di gestione ordini si rompe davvero. Falle guardando lo schermo, non il listino.
- Fammi vedere il disponibile di un articolo con tre ordini aperti sopra: da dove esce quel numero?
- Consegno metà di una riga: cosa resta aperto e dove lo vedo domani?
- Un cliente cambia la quantità dopo la conferma: resta scritto cosa aveva ordinato prima?
- Da un ordine accettato, quante volte devo ribattere le righe per arrivare alla fattura?
- Due persone registrano due ordini sullo stesso articolo nello stesso minuto: chi se lo prende?
- I miei listini e le mie regole di sconto entrano come sono, o devo semplificarle?
- Se smetto di pagarvi, i miei ordini e i miei dati come escono da qui?
La domanda da cui partire non è quale software scegliere ma quante volte, oggi, le righe dello stesso ordine vengono riscritte in azienda, e cosa risponde chi vende quando un cliente chiede se la merce c'è. Due numeri che puoi contare questa settimana senza comprare niente. Se vengono fuori quattro ribattiture e un "ti faccio sapere", il problema non è l'ordine: è che nessuno dei tuoi strumenti sa cosa hai già promesso. Raccontaci come nasce un ordine da te e ti diciamo se serve un pacchetto o un gestionale su misura, anche quando la risposta è che il foglio ti basta ancora per un anno.
Domande frequenti
La gestione ordini è un pezzo del gestionale, quello che sta fra il preventivo e la fattura. Si compra da sola quando il resto già funziona (la contabilità la tiene il commercialista, il magazzino è semplice), si compra dentro un gestionale quando gli ordini devono parlare con magazzino, acquisti e fatturazione. Comprarla da sola e poi incollarla al resto costa quasi sempre più del gestionale.
Probabilmente no, se li tocca una persona sola e le righe sono semplici. Con quei volumi il guadagno sta nell'avere una conferma d'ordine scritta sempre uguale e un posto dove restano. Il momento in cui il foglio cede non è legato al numero di ordini ma alla seconda persona che li tocca: da quel punto servono i permessi, lo storico delle modifiche e un solo numero di disponibile per tutti.
Basta per registrarli, non per decidere. Un foglio non calcola da solo il disponibile al netto di quello che hai impegnato, non tiene il residuo delle consegne parziali e non impedisce a due persone di promettere lo stesso pezzo. Finché decidi tu da solo e ricordi gli ordini aperti a memoria, il foglio regge. Quando a decidere sono due o tre persone, il foglio diventa il posto dove gli errori si nascondono.
Sì, ed è la parte che ripaga prima. Senza gli ordini ai fornitori dentro, il programma sa cosa hai promesso ma non sa cosa sta arrivando, quindi non può darti una data di consegna vera né avvisarti quando un articolo scende sotto la soglia di riordino. Sono gli stessi documenti rovesciati: chi te lo vende dovrebbe farteli vedere entrambi nella stessa demo.
No, e se un fornitore ti dice che si fa così stai per comprare un lavoro ripetuto ogni giorno. Gli ordini di un negozio online nascono già in forma di dato: il punto da chiarire in fase di acquisto è chi tiene le giacenze buone (il negozio o il gestionale) e in che direzione viaggiano gli aggiornamenti, perché se le tengono entrambi finisci con due magazzini che non tornano.
La parte software è la più corta. Il tempo vero lo prendono due cose: sistemare l'anagrafica degli articoli con i codici giusti, e decidere le regole che oggi stanno nella testa di qualcuno (chi può concedere uno sconto, quando un ordine è accettato davvero, cosa si fa con i residui). Chi parte senza aver scritto quelle regole si ritrova il vecchio foglio aperto accanto al programma nuovo.
