Software e CRMProgramma per fare preventivi senza riscriverli
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Cercare un programma per fare preventivi di solito vuol dire una cosa: hai perso un lavoro perché il preventivo è arrivato tardi, o hai passato un sabato a riscrivere prezzi che avevi già scritto in marzo. Le pagine che trovi su questa ricerca ti spiegano come si compila un preventivo e ti elencano le funzioni da cercare. Qui sotto c'è altro: le tre prove da fare su un programma prima di pagarlo, e i due punti di normativa che cambiano i campi del documento.
Il documento è la parte facile, i minuti stanno dietro
Prendi l'ultimo preventivo che hai mandato e conta i minuti veri. Non sono finiti nel documento: sono finiti nel recuperare la partita IVA del cliente, nel ricalcolare il prezzo di tre materiali, nel riscrivere le condizioni di pagamento, nel cercare quel preventivo simile di marzo per non sbagliare il prezzo in basso.
Una ditta che manda venti preventivi al mese e ci mette quaranta minuti a testa ci lascia più di tredici ore: due giorni pieni di una persona. Ma la parte peggiore è il preventivo che arriva quattro giorni dopo la richiesta, quando il cliente ha già in mano quello di un altro.
- i dati del cliente, che esistono già da qualche parte: senza una anagrafica dei clienti li ribatti ogni volta
- i prezzi dei materiali, cambiati da quando li avevi segnati
- le descrizioni delle lavorazioni, riscritte a mano a ogni giro
- le condizioni di pagamento e la validità, copiate da un file vecchio
- la caccia al preventivo simile, per ricordarti a quanto avevi quotato quel lavoro
Prima prova: il tuo listino esiste come dato?
Il motivo per cui un preventivo ti porta via quaranta minuti non è il programma che non hai. È che i prezzi stanno nella tua testa, in un PDF del fornitore e in un foglio aggiornato l'anno scorso. Nessun software accorcia un calcolo che va rifatto da zero.
Prima di guardare un programma fai questa prova, che non costa niente: apri gli ultimi dieci preventivi e conta le righe diverse. Quasi sempre scopri che le righe che tornano sono poche e che il resto è variazione di quantità. Quelle righe sono il tuo listino, e un programma serve solo se le tiene dentro come dato: descrizione, unità di misura, prezzo, ricarico.
Separare il prezzo d'acquisto dal ricarico è il dettaglio che cambia il mestiere: quando il fornitore aumenta cambi un numero e sai subito quali preventivi aperti non tengono più. Se nel programma c'è solo il prezzo finale, quell'aumento lo scopri a lavoro finito.
| Voce | Dove sta oggi | Cosa deve diventare |
|---|---|---|
| Materiale che rivendi | listino PDF del fornitore | riga con prezzo d'acquisto, ricarico e prezzo di vendita separati |
| Manodopera | a mente, "un'ora e mezza" | costo orario per tipo di persona, moltiplicato per le ore |
| Uscita e diritto di chiamata | a volte la scrivi, a volte la regali | riga fissa che il programma mette da sola |
| Lavorazione che fai sempre | riscritta ogni volta | riga tipo che richiami per nome |
| Sconto al cliente abituale | deciso sul momento | condizione legata alla scheda del cliente |
Seconda prova: la revisione 2 si distingue dalla 1?
Il cliente chiama e dice: va bene, facciamo come d'accordo. Come d'accordo su quale versione? Se in due settimane gli hai mandato tre PDF e il programma ti ha sovrascritto il preventivo ogni volta, la versione che ha accettato non esiste più da nessuna parte. Quando arriva la contestazione sul prezzo, la tua parola vale quanto la sua.
La prova da fare in dimostrazione è semplice: crea un preventivo, mandalo, modificalo, poi chiedi di rileggere il primo esattamente come era. Un programma fatto bene tiene il numero fermo e cambia la revisione, conserva la data di invio di ognuna e congela quella accettata.
Poi c'è la validità. Un preventivo senza data di scadenza è un prezzo che ti inseguirà a ottobre con i costi di febbraio. Il programma deve farti scegliere quanti giorni vale e mostrarti quali sono scaduti senza risposta: quella non è spazzatura, è la tua lista di richiami, l'unica che si trasforma in lavoro senza spendere in pubblicità.
- il numero non cambia, cambia la revisione: 142 rev. 1, 142 rev. 2
- ogni revisione tiene la sua data di invio e il suo documento
- la revisione accettata non si modifica più: si duplica in una nuova
Terza prova: cosa diventa il preventivo quando il cliente dice sì
Qui si separano i programmi che fanno documenti da quelli che fanno lavorare. Il sì del cliente non chiude una pratica: apre cinque cose che dovrebbero partire da sole e che invece ribatti a mano, di solito la sera.
Il test è una domanda sola: fammi vedere cosa succede quando metto il preventivo su accettato. Se la risposta è che cambia colore e finisce in una cartella, stai comprando un generatore di PDF con l'archivio. Un software e CRM su misura parte da 2.990 € una volta, e il senso del su misura è questo: gli stati del preventivo e quello che parte all'accettazione sono i tuoi. Se un abbonamento copre quasi tutto quello che fai, conviene l'abbonamento.
| Cosa deve partire | Cosa serve dal preventivo | Cosa si rompe se lo ribatti a mano |
|---|---|---|
| Il lavoro o la commessa | righe, quantità e data concordata | il lavoro nasce senza le quantità quotate e nessuno sa se sei dentro al prezzo |
| L'ordine ai fornitori | i materiali con le loro quantità | ordini a memoria e il pezzo che manca lo scopri il giorno del montaggio |
| L'appuntamento o la squadra | durata stimata e indirizzo | in agenda c'è il nome del cliente, non quante ore occupa |
| L'acconto da fatturare | importo e condizioni accettate | l'acconto parte con un numero che nessuno ricontrolla sul documento firmato |
Cosa dice la legge sul preventivo, e perché cambia i campi
Due pezzi di normativa toccano il preventivo e non compaiono in nessuno dei primi risultati di Google su questa ricerca. Non sono dettagli da avvocati: decidono come deve essere fatto il documento che il programma stampa.
Professioni regolamentate: scritto o digitale, con tutte le voci di costo
L'articolo 9 comma 4 del decreto legge 24 gennaio 2012 n. 1, nel testo in vigore dal 29 agosto 2017, dice che la misura del compenso è resa nota al cliente in via preventiva, obbligatoriamente in forma scritta o digitale, con un preventivo di massima, e che va pattuita indicando per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi.
La conseguenza sul software riguarda chi lavora in una professione regolamentata: il modello a una riga con un totale in fondo non basta, perché servono le prestazioni separate con spese e oneri visibili voce per voce. E quel "digitale" scritto nella legge risponde a una domanda che si fanno in tanti: un preventivo inviato dal gestionale, senza carta e senza firma a penna, soddisfa la forma richiesta.
Preventivo firmato a casa del cliente: serve un supporto durevole
L'articolo 50 del Codice del consumo (decreto legislativo 6 settembre 2005 n. 206) riguarda i contratti negoziati fuori dei locali commerciali, cioè il preventivo che fai firmare in cucina o in cantiere a un cliente privato. Le informazioni dell'articolo 49 vanno fornite su supporto cartaceo oppure, se il consumatore è d'accordo, su un altro mezzo durevole. E se la prestazione comincia durante il periodo di recesso previsto dall'articolo 52, lo stesso articolo 50 dice che il professionista esige che il consumatore ne faccia esplicita richiesta su un supporto durevole e gli chiede di riconoscere che, a lavoro interamente eseguito, il diritto di recesso non ci sarà più.
Tradotto in campi del programma: sul preventivo accettato a casa del cliente ti serve la traccia di quando è stato accettato, di cosa conteneva in quel momento e della richiesta esplicita di partire subito, conservata insieme al cliente e non nel telefono di chi era in sopralluogo.
Se e come questi due punti si applicano al tuo caso te lo dice il tuo consulente, non una guida: qui c'è solo la parte che riguarda il software, cioè quali campi pretendere dal programma prima di firmare.
Quando basta un modello e quando no
Un modello su Word o su un foglio non è un errore. Se i tuoi preventivi sono quasi sempre gli stessi, sono meno di cinque al mese e li scrive una persona sola, un programma non ti restituisce niente che valga il prezzo.
I quattro segnali che il modello non basta più non riguardano la grafica del documento: più di una persona scrive preventivi (e allora serve una numerazione unica); le revisioni sono la norma; vuoi sapere in dieci secondi quanti sono aperti e per quale importo; qualcuno chiede un preventivo di sei mesi fa e aprire dieci cartelle non è una risposta.
Il passaggio non è un acquisto, è una traduzione: le colonne del foglio devono diventare tabelle vere, con un posto solo per ogni dato. Come si fa, e cosa non va importato, è nella guida su come passare da Excel a un gestionale.
Preventivi edili e di impianti: è un altro mestiere
Se fai edilizia o impianti il preventivo non nasce da un listino: nasce da misure. Si parte dalle quantità (metri quadri di intonaco, metri di tubo, punti luce), si moltiplica per un prezzo unitario, e tutto il totale si muove se il sopralluogo ha sbagliato di dieci metri. Un programma commerciale generico qui ti lascia a metà, perché tiene il risultato e butta il calcolo.
Attenzione a non comprare il problema sbagliato: i programmi di computo fanno le misure bene e la parte commerciale appena. Se oltre al computo ti serve seguire ore, materiali e stato dei lavori, la parte che manca è quella del gestionale per i cantieri.
- la quantità calcolata e non scritta: il programma deve conservare lunghezza per altezza, non solo il numero finale
- il prezzo unitario aggiornabile senza rifare il preventivo riga per riga
- le varianti in corso d'opera, che sono preventivi nuovi agganciati al primo e non correzioni del vecchio
- lo stato di avanzamento, perché incassi a tranche e devi sapere quanto hai già fatturato di quel preventivo
Le sei domande da fare in prova
Portalo in dimostrazione e non farti raccontare le funzioni: chiedi di vederle fare, con un tuo preventivo vero.
- 1Il listino è mio e lo carico una volta, o riscrivo le righe a ogni preventivo?
- 2Prezzo d'acquisto e ricarico sono due campi separati o uno solo?
- 3Come si distingue la revisione 2 dalla 1, e chi può modificare quella accettata?
- 4Cosa parte quando metto un preventivo su accettato? Fammelo vedere adesso.
- 5Posso fare e far accettare un preventivo dal telefono a casa del cliente, anche con poca rete?
- 6Se smetto di pagare o cambio programma, i preventivi degli ultimi tre anni come escono da qui?
Il preventivo è il documento che decide se il mese prossimo lavori, quindi il programma che lo fa non si giudica dal PDF. Si giudica su tre cose: il listino sta dentro come dato, le revisioni restano distinguibili, il sì del cliente fa partire il lavoro invece di aprire una serata di ricopiature. Se vuoi che gli stati del preventivo e quello che parte all'accettazione seguano il tuo mestiere invece di un modello standard, guarda come funziona un gestionale su misura: il preventivo scritto arriva entro 24 ore e, se ti basta un abbonamento, te lo diciamo.
Domande frequenti
A mettere per iscritto che cosa è compreso e che cosa no, con quali tempi e per quanto tempo vale quel prezzo. È la parte che ti salva nelle discussioni: il prezzo lo ricordano tutti, le esclusioni nessuno. Quando il cliente lo accetta quel documento diventa l'accordo fra voi, e per questo deve restare leggibile nella versione esatta che ha accettato.
I dati di entrambe le parti, un numero e una data, la descrizione di prodotti e servizi con quantità e prezzi unitari, imponibile e IVA, le condizioni di pagamento, i tempi e la validità dell'offerta. Per chi esercita una professione regolamentata l'articolo 9 comma 4 del D.L. 1/2012 chiede di indicare per le singole prestazioni tutte le voci di costo, comprensive di spese, oneri e contributi: un totale secco non basta.
Partendo dalle quantità misurate e non dal prezzo a corpo: per ogni voce servono unità di misura, quantità e prezzo unitario, perché il totale deve ricalcolarsi quando le misure cambiano dopo il sopralluogo. Servono poi le varianti in corso d'opera come documenti nuovi agganciati al preventivo iniziale, e la possibilità di fatturare a stato di avanzamento.
Sì, ed è il caso in cui si chiude di più, perché il cliente decide mentre siete ancora sul posto. Due accortezze: il programma deve funzionare anche con poca rete e salvare quando torna il segnale, e dell'accettazione deve restare una traccia conservata insieme alla scheda del cliente.
Esistono generatori gratuiti che producono un PDF, e per chi fa due preventivi al mese sono sufficienti. Si fermano dove comincia il lavoro vero: listino tuo, revisioni, più persone che scrivono, elenco dei preventivi aperti, collegamento con il lavoro che parte dopo. Prima di scegliere il gratis, chiedi come escono i tuoi dati il giorno in cui vuoi uscire.
