Software e CRMRilevazione presenze dipendenti: timbrare non basta
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Chi cerca un sistema di rilevazione presenze ha un problema preciso: ogni fine mese qualcuno passa mezza giornata a ricostruire chi c'era, chi era in ferie e quante ore di straordinario sono state fatte, leggendo messaggi e fogli firmati. La soluzione sembra ovvia, un badge alla porta o un'app per timbrare dal telefono. Poi arriva il mese dopo e il tempo risparmiato è meno di quello promesso, perché la timbratura chiude solo il primo pezzo del giro. Questa guida parte da dove va l'ora dopo che è stata registrata, perché è lì che si decide se il sistema serve a qualcosa.
Timbrare è il venti per cento del problema
Entrata e uscita sono due dati e dicono una cosa sola: chi c'era e per quanto. Il punto è che quelle ore, nella settimana dopo, servono a quattro persone diverse e ognuna ha bisogno di qualcosa in più. Il consulente del lavoro vuole le causali giorno per giorno. Tu vuoi sapere quanto è costato quel lavoro. L'amministrazione deve fatturare le ore ai clienti che si pagano a ore. Il responsabile deve sapere chi è disponibile domani.
Un marcatempo copre bene il primo pezzo e ignora gli altri tre. Per questo molte aziende, dopo aver comprato il badge, continuano a tenere un foglio a parte: quello dove si scrive a quale cantiere, a quale commessa o a quale cliente sono andate le ore. Quel foglio è il segnale che è stato comprato il sistema sbagliato, non che serve più disciplina.
| Dove va l'ora | Chi la usa | Cosa serve in più | Cosa succede se manca |
|---|---|---|---|
| Paghe e adempimenti | consulente del lavoro | la causale di ogni giorno: ordinario, straordinario, ferie, permesso, malattia | il mese si chiude a telefonate e a memoria |
| Costo del lavoro | titolare | la commessa, il cantiere o il cliente a cui l'ora appartiene | i margini si scoprono dopo |
| Fatturazione a ore | amministrazione | attività svolta e tariffa applicata | si fattura meno di quello che si è fatto |
| Organizzazione | responsabile | chi è assente nei prossimi giorni | i turni si rifanno in chat ogni settimana |
Cosa deve risultare giorno per giorno, e non è il totale del mese
Qui c'è un fatto che cambia la scelta del software e che nei primi risultati di Google non trovi scritto. Il datore di lavoro privato deve istituire e tenere il libro unico del lavoro, e dentro il libro unico deve esserci un calendario delle presenze da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, più le ore di straordinario, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi. Quando la retribuzione è fissa o a giornata intera si annota solo la giornata di presenza. La compilazione va fatta, per ciascun mese, entro la fine del mese successivo: è l'articolo 39 del decreto legge 112 del 2008, nel testo in vigore dal 24 settembre 2015, che trovi fra le fonti.
Il libro unico lo tiene quasi sempre il consulente del lavoro, e il software delle presenze non è il libro unico: è quello che gli passa i dati. Ma la norma ti dice esattamente quale deve essere il risultato che il programma produce, e non è quello che molti sistemi mostrano in bella vista: il totale ore del mese per dipendente non basta, serve il giorno per giorno con la causale attaccata. Per l'applicazione al tuo caso il riferimento resta il consulente del lavoro, qui si parla solo di cosa deve saper fare il programma.
- L'export mensile è giorno per giorno, una riga per dipendente e per data, non un totale per dipendente.
- Le causali sono un elenco chiuso da cui si sceglie, non un campo di testo libero dove ognuno scrive come gli viene.
- Gli straordinari sono una voce separata, non un numero di ore più grande sul giorno.
- Ferie, permessi e malattia compaiono nel calendario anche quando non sono retribuiti.
Le sanzioni sono sulla registrazione, non sulla timbratura
Lo stesso articolo 39 prevede una sanzione da 500 a 2.500 euro per la violazione dell'obbligo di istituzione e tenuta del libro unico e da 200 a 2.000 euro per l'omessa esibizione agli organi di vigilanza. Per l'omessa o infedele registrazione dei dati, quando determina trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali diversi, si va da 150 a 1.500 euro, da 500 a 3.000 oltre i cinque lavoratori o i sei mesi, da 1.000 a 6.000 oltre i dieci lavoratori o i dodici mesi. Il rischio sta nei dati scritti male o in ritardo: un sistema che costringe a ribattere centosessanta righe a mano produce errori per costruzione.
Dove si rompe il foglio delle ore
Il foglio Excel delle ore non si rompe per il numero di righe. Si rompe in tre punti precisi, e conviene riconoscerli prima di comprare qualcosa, perché un sistema che non li chiude lascia il lavoro dov'era.
Il primo sono le causali scritte a mano: in un foglio compilato da tre persone lo stesso permesso diventa permesso, perm., P, recupero e ore non lavorate, e a fine mese nessuno riesce a contarli senza rileggere riga per riga. Il secondo è il mese chiuso che si riapre: un dipendente trova un errore il 10 del mese dopo, qualcuno corregge il foglio, e la versione mandata al consulente non è più quella buona. Il terzo è il dato che nessuno ricopia mai, cioè a quale lavoro sono andate le ore: ricopiarlo costa tempo, quindi si smette, e il costo per cantiere resta una stima.
Il conto si fa in due minuti: otto dipendenti per venti giorni sono centosessanta righe al mese da leggere e ribattere, e se portano via tre ore di amministrazione sono trentasei ore all'anno per riscrivere dati che esistevano già. Di come un foglio si traduce in dati abbiamo scritto nella guida sul passaggio da Excel a un gestionale.
Quattro modi di raccogliere le ore, messi in fila
I sistemi in commercio si riducono a quattro famiglie, e la domanda che le separa è una: le tue persone stanno tutte nello stesso posto o girano?
| Modo | Dove funziona | Dove si ferma |
|---|---|---|
| Foglio firmato in bacheca | una sede, poche persone, orari fissi | si ribatte tutto a mano, nessuna traccia delle correzioni |
| Badge o marcatempo | una o due sedi con ingresso unico | chi è in cantiere o in trasferta non timbra e serve un secondo sistema |
| App sul telefono | squadre che girano, cantieri, assistenza a domicilio | timbra, ma spesso non sa a quale lavoro assegnare l'ora |
| Ore dentro il gestionale | ore legate a commesse, interventi o clienti | va configurata sui tuoi lavori, non si accende da sola |
Serve un accordo sindacale? Cosa dice l'articolo 4
È la domanda che blocca molte decisioni, e la risposta è più netta di quanto si creda. L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, nel testo in vigore dall'8 ottobre 2016, dice che gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati soltanto per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e installati previo accordo collettivo con le rappresentanze sindacali; in mancanza di accordo serve l'autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro.
Le presenze stanno fuori da quel comma, il tracciamento continuo no
Il comma 2 dello stesso articolo stabilisce che quella regola non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Un sistema che registra entrata e uscita sta quindi fuori dalla procedura del comma 1. Il punto delicato è che lo stesso programma, con un'opzione accesa, può fare altro: seguire la posizione tutto il giorno, contare i tempi di attività, registrare i percorsi. Lì non è più soltanto uno strumento di registrazione delle presenze.
La conseguenza pratica riguarda la configurazione, non il software in sé: registrare la posizione nell'istante della timbratura non è la stessa cosa che seguirla per otto ore. In dimostrazione la domanda da fare è questa: posso spegnere il tracciamento continuo e tenere solo il dato del momento della timbratura, e resta scritto chi ha cambiato quell'impostazione e quando?
Il comma 3 chiude il cerchio: le informazioni raccolte sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che al lavoratore sia data adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli. L'informativa scritta non è un fastidio da rimandare: è la condizione perché quei dati valgano qualcosa il giorno in cui servono. Il passaggio si prepara con il proprio consulente del lavoro.
L'ora che diventa costo: il campo che manca sempre
Questa è la parte che separa un sistema di presenze da un gestionale, e che decide se la spesa si ripaga. Una timbratura dice quando. Per sapere quanto è costato un lavoro serve anche a cosa: la commessa, il cantiere, l'intervento, il cliente. È un campo in più al momento della timbratura, ma cambia il tipo di informazione che ti resta in mano a fine mese.
Un'impresa di sei persone che segue quattro cantieri in parallelo, senza quel campo, sa quante ore ha pagato nel mese e non sa come si sono divise. Con quel campo, alla fine di un lavoro, il confronto fra le ore messe nel preventivo e quelle registrate diventa un numero leggibile, e il preventivo successivo non è più una scommessa. Di come ore e materiali si raccolgono fuori dall'ufficio abbiamo scritto nella guida sul gestionale per i cantieri; il collegamento fra ore e costo del lavoro è la prima cosa che chiediamo di definire quando costruiamo un gestionale o un CRM su misura.
La regola che usiamo è semplice: una timbratura senza destinazione è metà dato. Se aggiungere la destinazione costa a chi timbra più di dieci secondi, nessuno lo farà per più di due settimane, quindi la lista dei lavori si costruisce col criterio di chi timbra e non di chi legge i riepiloghi. Lo stesso ragionamento sui dati riscritti più volte sta nella guida su come partire con la digitalizzazione.
Canone per dipendente o software tuo: come si fa il conto
Quasi tutti i sistemi di presenze in abbonamento si pagano per dipendente al mese. All'inizio è comodo, e ha una caratteristica da tenere a mente: la spesa cresce con le assunzioni, cioè aumenta quando l'azienda va bene. Il conto, con un'ipotesi dichiarata perché i listini cambiano spesso: se un canone costasse sei euro per dipendente al mese, con otto persone sarebbero 576 euro all'anno e con venti 1.440 euro all'anno, ogni anno. Prima di decidere rifai questo conto con il prezzo del fornitore che stai valutando e con le persone che pensi di avere fra tre anni.
L'altra strada è il modulo delle ore dentro un gestionale di proprietà: parte da da 2.990 €, non si paga per utente, e manutenzione ed evoluzione sono una voce a parte, da 99 €/mese. Il pareggio si calcola su tre numeri: quante persone timbrano, per quanti anni lo terrai, quante ore di amministrazione ti restituisce ogni mese. Con tre dipendenti e un'unica sede un abbonamento è spesso la scelta ragionevole; con quindici persone sparse su più lavori e le ore che devono diventare costo, il conto si gira.
Le sei domande da fare in prova
Una dimostrazione dura venti minuti e serve a vedere il tuo caso. Chiedi di fare queste sei cose sullo schermo, e le risposte per iscritto.
- 1Mostrami l'export del mese scorso giorno per giorno, con le causali, nel formato che accetta il mio studio paghe.
- 2Correggi la timbratura di un giorno già chiuso: resta scritto chi ha corretto, quando, e cosa c'era prima?
- 3Fai timbrare una persona assegnando l'ora a un cantiere: quanti tocchi servono sul telefono?
- 4Spegni il tracciamento continuo della posizione lasciando solo il dato del momento della timbratura.
- 5Fammi vedere il totale delle ore di un singolo lavoro, non di un singolo dipendente.
- 6Portami fuori tutti i dati delle presenze in un file, da solo, senza chiamare l'assistenza.
La rilevazione presenze si compra per chiudere il mese più in fretta, ma il valore vero sta un passo dopo: il giorno per giorno con le causali, che è quello che la norma chiede, e l'ora attaccata al lavoro giusto, che è quello che ti dice se quel lavoro ti è convenuto. Se oggi le ore girano fra chat, fogli firmati e un foglio di calcolo, il giro da fare prima di guardare i prezzi è questo: segui una singola ora, da quando viene fatta a quando diventa busta paga e costo, e conta quante volte qualcuno la riscrive.
Domande frequenti
La legge non impone una tecnologia, impone un risultato: il libro unico del lavoro deve contenere un calendario delle presenze con le ore di lavoro effettuate ogni giorno da ciascun lavoratore subordinato, gli straordinari, le assenze anche non retribuite, le ferie e i riposi, compilato entro la fine del mese successivo (articolo 39 del decreto legge 112 del 2008). Puoi arrivarci con un foglio o con un software, ma quel calendario deve esistere. Per il tuo caso senti il consulente del lavoro.
Ci sono tre modelli di prezzo diversi: l'abbonamento per dipendente al mese, che cresce con le assunzioni; l'acquisto di un marcatempo fisico più un programma, dove la spesa è iniziale ma il dispositivo invecchia; il modulo dentro un gestionale di proprietà, che da noi parte da da 2.990 € e non si paga per utente. Prima di confrontare le cifre decidi se ti serve solo timbrare o anche sapere a quale lavoro vanno le ore: sono due prodotti diversi.
L'impronta è un dato biometrico, e il trattamento dei dati biometrici ha regole proprie, più severe di quelle di un codice o di un badge. Prima di comprare un lettore quella domanda va fatta al consulente del lavoro e a chi ti segue sulla protezione dei dati, non al venditore del dispositivo. Per sapere chi c'era basta un identificativo non biometrico, quindi di solito quella scelta si può evitare senza perdere niente.
