Software e CRMSoftware gestionale produzione: le prove da fare
10 minuti di lettura
Hai dieci persone, due macchine e venti lavori aperti. Cerchi un software gestionale per la produzione e in prima pagina trovi pianificazione in tempo reale, ottimizzazione dei flussi e Industria 4.0. Nessuno ti dice la cosa che decide tutto: in una piccola produzione il programma non pianifica niente al posto tuo. Ti chiede l'avanzamento, e l'avanzamento lo registra chi ha le mani sulle macchine. Se quel passaggio non regge, hai comprato un archivio di buone intenzioni. Qui sotto trovi le prove da fare prima di firmare: quali dati devono esistere perché i numeri della produzione siano veri, e come si verifica ognuno in una dimostrazione da venti minuti.
Dietro un gestionale di produzione ci sono tre programmi diversi
La prima pagina di Google mescola tre famiglie che fanno lavori distinti. Chi ti chiama per vendertele usa la stessa parola per tutte e tre, quindi la prima mossa è capire quale ti sta proponendo.
Se hai cinque persone e tre macchine, il MES è di solito la risposta a una domanda che non hai fatto: presuppone postazioni o macchinari che dichiarano i pezzi da soli, e la sua utilità cresce con il numero di postazioni, non con il fatturato. Il pianificatore è una bella agenda delle risorse, ma non sa niente di quanto è costato un pezzo. La differenza di fondo fra un gestionale e un sistema più largo la trovi nella guida su ERP o gestionale.
| Programma | Cosa fa | Dove si ferma |
|---|---|---|
| ERP con modulo produzione | Tiene distinte base, ordini di produzione, magazzino e costi nello stesso archivio | Pianifica a capacità infinita finché non lo configuri; la spesa vera è la configurazione, non la licenza |
| MES di reparto | Raccoglie tempi e quantità dalle postazioni o direttamente dalle macchine | Non fa magazzino contabile né documenti; vuole postazioni che parlano e un reparto abituato a dichiarare |
| Pianificatore (scheduling) | Mette i lavori su un calendario di persone e macchine | Non sa cosa è costato un pezzo: i dati ce li ribatti tu a mano |
La distinta base è il dato che decide se il programma ti serve
La distinta base è l'elenco di cosa entra in un pezzo e delle fasi che servono a farlo. Un tavolo: un piano, quattro gambe, dodici viti, una scatola; fasi di taglio, assemblaggio e finitura, con i minuti di ognuna. Non è burocrazia: è l'unico modo per cui il programma, quando avvii dieci tavoli, sa da solo che deve scaricare centoventi viti e prenotare otto ore di banco.
La prova da fare oggi, prima di guardare qualsiasi dimostrazione: prendi gli ultimi tre lavori che hai consegnato e provane a scrivere la distinta su un foglio. Quello che viene fuori ti dice quale programma ti serve.
- Le tre distinte si somigliano e cambiano solo le misure o il colore: produzione a catalogo con varianti, e un pacchetto può bastare se gestisce le varianti come campo e non come codice nuovo.
- Ogni pezzo è diverso ma composto sempre dagli stessi blocchi: ti serve una distinta configurabile, cioè quella che cambia anche il prezzo quando scegli l'opzione.
- Ogni lavoro è un progetto a sé, con fasi diverse ogni volta e un preventivo che nasce da zero: non è produzione, è lavoro a commessa, e un programma di produzione ti costringerà a inventare distinte finte.
L'avanzamento: chi lo registra, e in quanti secondi
Qui casca la gran parte dei progetti di produzione nelle piccole imprese. Il programma non sa niente: sa quello che qualcuno gli registra. E quel qualcuno sta in piedi, ha le mani occupate e non ha voglia di navigare dentro sei menu.
La regola è il tetto dei dieci secondi: dichiarare l'inizio e la fine di una fase deve costare meno di dieci secondi a chi la fa, altrimenti il reparto si organizza per non farlo e tu scopri la verità tre mesi dopo, quando i numeri non tornano. Un avanzamento ricostruito a fine giornata non è un dato, è un ricordo.
| Come lo raccogli | Quanto costa a chi lo fa | Cosa ottieni |
|---|---|---|
| Foglio di reparto compilato a fine turno | Cinque minuti a persona, tutti insieme alla fine | Le quantità sì, i tempi no: sono stimati a memoria |
| Tablet in reparto con inizio e fine fase | Due tocchi per fase | Tempi veri per fase e per persona |
| Codice a barre stampato sull'ordine di produzione | Una scansione | Tempi veri senza digitare niente |
| Niente: lo ricava l'ufficio dai documenti di consegna | Zero in reparto | Sai cosa è uscito, non sai quanto è costato |
Il conto che nessuno fa: quanto è costato davvero quel pezzo
Prendiamo un'ipotesi dichiarata, perché il tuo numero sarà diverso: costo orario pieno di una postazione 35 euro, cioè persona più macchina più quota di capannone. Hai preventivato quaranta minuti di lavorazione, cioè 23,33 euro. In reparto quel pezzo ne prende cinquantotto, cioè 33,83 euro. Dieci euro e cinquanta di differenza, su un pezzo che fai duecento volte all'anno: 2.100 euro di margine spariti senza che nessuno abbia sbagliato niente.
Il punto non è l'errore di preventivo: è che senza l'avanzamento registrato non lo scopri mai, perché nessuno confronta. Il programma che ti serve fa una riga sola su ogni ordine chiuso: tempo preventivato, tempo consuntivo, scostamento. Quella riga, letta ogni mese, ti dice su quali articoli stai lavorando gratis. Se i tuoi preventivi partono da un listino che non torna mai indietro corretto, il problema nasce prima e sta nel programma dei preventivi.
Scarti e rilavorazioni, la voce che non entra da nessuna parte
Avvii cento pezzi e ne escono novantaquattro buoni. Il materiale consumato è per cento, le ore sono per cento, ma dal magazzino hai scaricato per novantaquattro, perché nessuno ha registrato i sei scarti. Risultato doppio: la giacenza è sbagliata e il costo del pezzo buono è sottostimato, perché quei sei pezzi li hai pagati e li hai divisi su nessuno.
Quando chiedi come si registra uno scarto, chiedi anche se c'è il campo della causa. Un numero di scarti senza causa è un numero su cui non puoi fare niente; con la causa diventa una decisione. Le tre cause tipiche di una piccola produzione sono il materiale fuori tolleranza arrivato così dal fornitore, l'attrezzaggio del primo pezzo e l'errore in una fase precisa: sono tre problemi diversi, con tre interlocutori diversi.
La rilavorazione è il caso gemello. Le ore spese per rimettere a posto un pezzo devono tornare sullo stesso ordine di produzione, non finire in un calderone generico: altrimenti quel pezzo sul programma risulta economico, e tu continui a quotarlo a quel prezzo. Se le giacenze ti tornano sbagliate anche fuori dalla produzione, il problema è a monte nel programma del magazzino.
Il lotto: ti serve o te lo stanno vendendo?
La gestione a lotti costa una registrazione in più a ogni movimento, in carico e in produzione. Vale la pena solo se rispondi sì ad almeno una di due domande: ti può essere chiesto di ricostruire quale materiale è finito in quale consegna? Se un pezzo torna indietro difettoso, devi sapere con quale partita è stato fatto per capire quanti altri sono a rischio?
Se la risposta è no a entrambe, il lotto è peso morto e il fornitore te lo sta vendendo come funzionalità avanzata. Se è sì, la verifica in dimostrazione è una sola e si fa in due minuti: fai caricare una partita di materiale con il suo lotto, fai avviare e chiudere un ordine di produzione, fai emettere una consegna, e poi parti dal documento di consegna e risali al lotto di partenza. Se servono più di tre passaggi o se qualcuno apre un foglio di calcolo, quella tracciabilità non esiste.
Quali obblighi di tracciabilità riguardano il tuo settore non lo decide il software: chiedilo al tuo consulente o all'ente di controllo del tuo comparto, e fatti scrivere nel preventivo che gli adeguamenti normativi sono compresi.
Pacchetto o su misura: i cinque casi che nei pacchetti non ci stanno
Se il tuo processo rientra in un pacchetto, prendi il pacchetto: costa meno e parte domani. I casi che seguono sono quelli che nei moduli di produzione standard trovi raramente, e sono anche quelli che ti fanno dire di sì a una configurazione fuori prezzo dopo la firma.
- Conto lavoro: lavori materiale che non è tuo. Deve stare in magazzino per quantità ma fuori dal valore delle rimanenze, e non lo puoi vendere.
- Resa variabile: avvii cento chili e ne escono novantadue. Con la distinta fissa ogni ordine chiude in errore e qualcuno impara a forzare i numeri.
- Due unità di misura: compri a chili, produci a pezzi, vendi a scatole. Se la conversione non è un campo, diventa una calcolatrice sul bancone.
- Fase esterna dal terzista: il pezzo esce, torna dopo sei giorni, e in quei sei giorni esiste, è tuo, ma non è in casa. Serve uno stato per quello.
- Semilavorato che vendi anche da solo: lo stesso codice è componente di un altro prodotto e articolo di listino. Molti pacchetti ti costringono a sdoppiarlo.
Il conto fra canone e proprietà, con i numeri pubblici
I listini di questa famiglia quasi nessuno li pubblica. L'unico pubblico e confrontabile è quello di Odoo: 24,90 euro per utente al mese sul piano Standard pagato all'anno (31,10 se paghi mese per mese) e 44,90 sul piano Personalizzato. Il piano gratuito esiste ma è una sola applicazione con utenti illimitati, e una produzione ne usa almeno tre fra produzione, magazzino e vendite.
Sei persone sul piano Standard fanno 1.792,80 euro l'anno, cioè circa 5.378 in tre anni, e al terzo anno il programma non è tuo. Un software su misura come il nostro parte da 2.499 € una volta, con la manutenzione facoltativa da 99 €/mese: se smetti di pagarla il programma continua a funzionare. Se i cinque casi qui sopra sono il tuo lavoro di tutti i giorni, il conto cambia; se non lo sono, resta vero che il pacchetto costa meno. Noi guardiamo i processi prima di fare il preventivo, e se un abbonamento copre quasi tutto te lo diciamo: puoi partire da software e CRM su misura e raccontare il tuo ciclo di produzione in tre domande.
Sette domande da fare nella dimostrazione
Arriva alla dimostrazione con queste domande scritte, e pretendi che le risposte le facciano vedere sullo schermo, non che te le raccontino. Le prime tre bastano a scartare mezza prima pagina di Google.
- 1Fammi vedere una distinta base con una variante, e dimmi quanto costa aggiungere un campo che oggi non c'è.
- 2Chi registra l'inizio e la fine di una fase, da quale schermo, e in quanti tocchi.
- 3Fammi vedere su un ordine chiuso la riga con tempo preventivato, tempo consuntivo e scostamento.
- 4Come registro sei scarti su cento pezzi avviati, con la causa, e dove finisce il costo di quei sei.
- 5Dal documento di consegna, risali al lotto di materiale: in quanti passaggi.
- 6La fase lavorata dal terzista: come la segno e dove vedo il pezzo mentre è fuori.
- 7L'export completo dei miei dati, distinte, ordini e tempi, lo faccio da solo o devo chiederlo a voi.
Un gestionale di produzione non ti fa produrre di più. Ti fa sapere su cosa guadagni, e quello è un risultato che si vede nei preventivi dei mesi dopo. I due numeri da cui misurare se il progetto è andato bene sono questi: quanti secondi costa al reparto dichiarare una fase, e quanti ordini chiusi hanno lo scostamento fra preventivato e consuntivo compilato. Se il primo sta sotto dieci e il secondo è vicino al cento per cento, hai un sistema. Se no, hai un archivio.
Domande frequenti
ERP sta per pianificazione delle risorse d'impresa: è un gestionale che tiene in un archivio unico più aree aziendali (vendite, acquisti, magazzino, produzione, contabilità) invece di avere un programma per area. Per una produzione la differenza utile non è la definizione, ma quante persone riscrivono lo stesso dato in due posti: sotto una certa soglia un ERP è spesa che non rientra.
Dipende da quanti processi entrano e da quante integrazioni servono, non dal numero di schermate. Il nostro listino per software e CRM su misura parte da 2.499 € e il preventivo è fisso dopo la mappatura dei processi. I pacchetti in abbonamento partono più bassi come rata e più alti come totale su tre anni: il confronto si fa sul periodo, non sul mese.
Serve quando il collo di bottiglia è sapere cosa sta facendo una macchina adesso, e quando le macchine sono in grado di dichiararlo da sole. Con tre o quattro postazioni guidate da persone, lo stesso risultato lo ottieni con l'avanzamento registrato da tablet o da codice a barre dentro il gestionale, e senza un secondo sistema da far parlare con il primo.
Non esiste una classifica utile, perché la pianificazione dipende da quale risorsa ti fa da collo di bottiglia. Il criterio pratico è questo: un pianificatore serve se la tua risorsa scarsa è una sola e identificabile (una macchina, un forno, una persona). Se il tuo problema è invece sapere cosa è costato un lavoro, il pianificatore non lo risolve.
Esistono versioni gratuite, ma nella produzione si bloccano presto perché il ciclo tocca almeno tre aree insieme: il piano gratuito di Odoo, per esempio, include una sola applicazione con utenti illimitati, e produzione più magazzino più vendite ne sono tre. Prima di scaricare qualcosa conviene capire dove si fermano i gratuiti in generale.
No, e confonderle costa caro. La produzione ripete un pezzo definito da una distinta e misura il costo per pezzo. La commessa è un lavoro unico, con un preventivo proprio e un avanzamento per fasi che non si ripetono, e misura il margine di quel singolo lavoro. Se ogni consegna nasce da zero, cerca un programma di commesse e non uno di produzione.
