Software e CRMSoftware gestionale gratis: dove si ferma
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Chi cerca un gestionale gratis non è un tirchio: è uno che non vuole firmare un canone prima di aver capito se gli serve. Ragionamento giusto. Il problema è che le liste dei "migliori gestionali gratuiti" non scrivono mai la cosa che conta, cioè dove si ferma la versione gratuita e cosa succede il giorno in cui la superi. Qui ci sono i limiti presi dalle pagine dei fornitori, i tre punti in cui il gratis si rompe quasi sempre, e il conto per capire se ti sta costando più di un software che paghi. Se invece sai già che il tuo processo non entra in nessun pacchetto, la strada è un software gestionale su misura.
Gratis vuol dire quattro cose diverse
Nessuno scrive "gratis" con lo stesso significato. Prima di scaricare qualsiasi cosa, capisci in quale delle quattro categorie sei: cambia completamente cosa ti aspetta fra tre mesi.
La differenza non è filosofica. Un open source senza canone può costarti 1.500 € di installazione e configurazione da un consulente, e resta comunque tuo. Un freemium a zero euro può costarti due giorni di lavoro buttati quando scopri che il limite di documenti si raggiunge in agosto.
| Tipo | Cosa non paghi | Cosa paghi davvero | Quando si rompe |
|---|---|---|---|
| Open source | La licenza del software | Installazione, configurazione, aggiornamenti, chi ti risponde | Quando si blocca e non hai nessuno da chiamare |
| Freemium | Il piano base | Il passaggio al piano a pagamento, quando superi il limite | Al documento, all'utente o all'app oltre la soglia |
| Versione di prova | I primi giorni o mesi | Tutto, alla scadenza | Il giorno in cui scade, con i dati già dentro |
| Un modulo gratis | Una funzione sola | Ogni funzione in più, spesso per utente | Quando il secondo reparto chiede la sua parte |
I limiti veri, scritti sulle loro pagine
Questi non sono giudizi: sono numeri che i fornitori pubblicano da soli. Li ho presi dalle loro pagine, che trovi in fondo fra le fonti.
Invoicex Free è un programma di fatturazione e magazzino scaricabile: la versione gratuita permette fino a 100 documenti all'anno, senza limiti di tempo e con installazioni illimitate su più postazioni. La prima nota di cassa è dichiarata a uso interno e non valida ai fini fiscali, e la gestione multimagazzino arriva solo con l'upgrade a pagamento.
Gestionale Open è un ERP italiano senza costi di licenza: la versione START dà sei mesi di utilizzo gratuito, mentre il servizio di aggiornamento, l'assistenza, la formazione e l'uso in cloud stanno nella versione PRO, che si paga.
Odoo ha un piano "Un'App Gratuita" a 0 €: una sola app, utenti illimitati. Il piano Standard, che include tutte le app, parte da 24,90 € per utente al mese, il Personalizzato da 44,90 €. Per tre persone che usano magazzino e vendite insieme, il gratis non basta e si entra subito nel canone.
| Soluzione | Limite dichiarato | Cosa resta fuori dal gratis |
|---|---|---|
| Invoicex Free | 100 documenti all'anno, nessun limite di tempo | Multimagazzino, prima nota valida ai fini fiscali |
| Gestionale Open START | Sei mesi di utilizzo | Aggiornamenti, assistenza, formazione, cloud (versione PRO) |
| Odoo Un'App Gratuita | Una sola app, utenti illimitati | Tutte le altre app: da 24,90 € per utente al mese |
I tre punti in cui il gratis si rompe
Dopo un po' di attività viste da dentro, il gratis non salta mai per il motivo che si teme (le funzioni mancanti). Salta per tre cose banali.
- La seconda persona. Da soli si lavora bene anche su un file. Appena serve che due persone vedano lo stesso dato nello stesso momento (chi ha preso l'ordine, se la merce è partita), la versione monoutente diventa un telefono che squilla tutto il giorno.
- Il campo che non c'è. Ogni attività ha una cosa sua: il numero di matricola, il piano in cui va installato, la taglia del cane, il codice del lotto. Se il gestionale non ha quel campo, si apre Excel di fianco. E se esiste un Excel di fianco, non hai un gestionale: hai due archivi che si contraddicono.
- Il 10 del mese alle 18. Il programma non si apre, le fatture devono partire. Sul gratis non c'è nessuno al telefono, perché l'assistenza è esattamente la cosa che sta nella versione a pagamento. Questo è il momento in cui il risparmio diventa il costo più alto dell'anno.
Il quarto punto, quello che non si vede: i dati
Prima di caricare due anni di anagrafiche in qualunque cosa, gratis o a pagamento, chiedi una risposta per iscritto a una sola domanda: come esporto tutto, in che formato, e cosa mi resta se smetto di usarvi. Se la risposta è un PDF o un elenco a schermo, i tuoi dati non sono tuoi: sono in affitto. Lo stesso vale per i backup di un programma installato sul computer dell'ufficio, che spesso non esistono fino al giorno in cui si rompe il disco.
Quanto ti costa già adesso il gratis
Il confronto non è fra 0 € e un canone. È fra il tempo che perdi oggi e quello che recuperi. Il conto si fa in cinque minuti, con i tuoi numeri.
Prendi un'attività con due persone in ufficio. Riscrivere i dati da un posto all'altro, cercare un ordine vecchio, rifare una bolla sbagliata: metti quattro ore a settimana in due, che sono 16 ore al mese. Se un'ora di ufficio ti costa 20 € fra lordo e contributi, sono 320 € al mese che stai già pagando, solo che non c'è una fattura che te lo dice. Sono numeri di esempio: rifai il conto con le tue ore e il tuo costo orario.
A quel punto la domanda cambia. Non è "quanto costa un gestionale", è "quante di quelle 16 ore mi tolgo". Se un canone da 25 € per utente al mese te ne toglie dieci, hai già vinto. Se invece la risposta è "il pacchetto fa il 60% del mio lavoro e il resto resta su Excel", il canone te lo paghi e il problema resta. Il conto completo fra canone per utente e software di proprietà, con la tabella del pareggio a 3, 5, 8 e 12 utenti, è nella guida su gestionale su misura o a canone.
Quando restare sul gratis è la scelta giusta
Non tutti devono comprare un software, e non è una posa. Se ti trovi in uno di questi casi, scaricare un gratuito e non spendere un euro è la decisione corretta.
- Ditta individuale o due soci, nessun dipendente, meno di cento documenti all'anno: il limite di Invoicex Free ti sta larghissimo.
- Il tuo processo è quello di tutti: preventivo, fattura, incasso. Niente magazzino, niente interventi, niente commesse da seguire nel tempo.
- Devi solo emettere e ricevere fatture elettroniche: per quello esistono i servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate, che però sono strumenti per fare la fattura, non un gestionale (nessun magazzino, nessuno scadenzario, nessun preventivo).
- Stai partendo e non sai ancora come lavorerai fra un anno: il gratis è il modo più economico di scoprirlo, purché i dati siano esportabili.
- Vuoi solo capire com'è fatto un gestionale, per sapere cosa chiedere dopo. Sei mesi di versione START servono esattamente a questo.
Le sette domande da farsi prima di scaricare
Scaricare costa zero, caricarci i dati costa giorni. Queste sette risposte, trovate prima, ti risparmiano il secondo trasloco.
- 1Qual è il limite esatto della versione gratuita: documenti, utenti, aziende, mesi o app?
- 2Quanto costa il primo piano a pagamento, per utente o per azienda, e cosa cambia?
- 3La multiutenza è nel gratis o è la leva per farmi passare al pagamento?
- 4I dati dove stanno: sul mio computer o su un server loro? E chi fa i backup?
- 5Come esporto tutto, in che formato, e la procedura è documentata?
- 6C'è assistenza nel gratis, o solo un forum? In quanto tempo rispondono a pagamento?
- 7Il mio campo o il mio passaggio di lavoro c'è, o lo tengo su Excel di fianco?
Cosa fare quando il gratis non basta più
A quel punto le strade sono tre, e sono tre budget diversi. Il pacchetto a canone: paghi per utente ogni mese, ti adatti al loro modo di lavorare, i dati stanno da loro. La piattaforma configurabile: più flessibile, serve chi la configura, e le personalizzazioni vanno ricontrollate a ogni aggiornamento. Il software su misura: lo paghi una volta, è tuo, segue il tuo processo invece del contrario.
In DirezioneX il su misura parte da da 2.990 € per il progetto, con la manutenzione e l'evoluzione facoltative a da 99 €/mese: non è un canone per utente, quindi la decima persona che entra in azienda non fa salire il conto. Se vuoi le cifre voce per voce, sono sulla pagina quanto costa un software gestionale.
L'ordine giusto è sempre lo stesso: prima scrivi su un foglio i tre passaggi che ti fanno perdere tempo e il campo che nessun pacchetto ha, poi guardi i prezzi. Se parti dai prezzi, finisci a pagare un canone per riscrivere le stesse cose a mano. Il metodo completo per scegliere, requisiti prima dei nomi, è nella guida su come scegliere un software gestionale aziendale.
Il gestionale gratis non è una trappola: è un gradino. Regge finché sei uno, fatturi poco e lavori come lavorano tutti. Il giorno in cui entra la seconda persona, o in cui apri Excel di fianco al gestionale per il campo che non c'è, il gratis ha finito il suo lavoro e sta già costando ore. Prima di quel giorno, procurati l'export dei tuoi dati e scrivi i tre passaggi che ti rubano tempo. Con quel foglio in mano, puoi chiedere un preventivo serio a chiunque, noi compresi.
Domande frequenti
È il programma dove stanno i dati che fanno girare l'attività: clienti e fornitori, preventivi, ordini, documenti di trasporto, fatture, magazzino, scadenze degli incassi. La differenza con Excel è che il dato lo scrivi una volta sola e tutti i documenti dopo lo riprendono da lì.
Completo nelle funzioni sì, senza limiti no. I progetti open source italiani coprono contabilità, vendite, acquisti, magazzino e produzione senza costi di licenza, ma assistenza, aggiornamenti e cloud sono la parte che si paga, e in alcune versioni il gratuito dura un numero di mesi dichiarato.
Sì. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi gratuiti per predisporre, trasmettere e consultare le fatture elettroniche, e diversi gestionali gratuiti generano il file XML. Attenzione a non confondere le due cose: un servizio per fare la fattura non ti dà magazzino, preventivi e scadenzario.
No. Open source vuol dire che il codice è pubblico e che non paghi la licenza. Chi lo installa, lo configura, lo aggiorna e risponde quando si blocca di solito si paga, ed è giusto così. Il vantaggio vero dell'open source non è il prezzo: è che nessuno può spegnertelo.
Per avere i numeri di base (fatturato, incassato, scaduto, giacenze) spesso sì. Per i margini per commessa, per cliente o per linea di prodotto quasi mai, perché richiedono di registrare costi e ore nel modo in cui lavori tu. È il caso tipico in cui il pacchetto standard finisce e serve un software che segua il tuo processo.
Dipende da dove stanno. Su un programma installato nel computer dell'ufficio il rischio vero è il disco che si rompe e il backup che nessuno ha mai configurato. Su un servizio online il rischio è non poter portare via i dati: chiedi prima come si esporta tutto e in che formato.
Dipende dalla strada. A canone si ragiona per utente al mese (listini pubblici fra 20 e 45 € per utente), quindi il conto cresce con le persone. Un software di proprietà si paga una volta e non cresce con gli utenti: le nostre cifre voce per voce sono sulla pagina dei prezzi del gestionale.
