Software gestionale su misura o a canone: il conto

Su misura non vuol dire partire dal foglio bianco

Il malinteso che blocca metà delle decisioni è questo: si pensa che "su misura" voglia dire riscrivere da zero la contabilità, il magazzino, le email, il calendario. Non è così. Un gestionale su misura si costruisce sopra pezzi già fatti e collaudati (database, autenticazione, invio email e messaggi, generazione PDF) e la parte scritta apposta per te è quella che nessun pacchetto ha: le tue fasi di lavoro, i tuoi stati, i tuoi automatismi.

Un esempio concreto. Un'impresa di manutenzioni ha un processo in cinque passi: chiamata, sopralluogo, preventivo, intervento, collaudo. In un CRM a pacchetto quei passi diventano "trattative" con un campo note dove scrivere tutto il resto. In un gestionale su misura diventano cinque stati veri, ognuno con la sua scheda, i suoi obblighi (senza la foto del contatore non chiudi l'intervento) e il suo promemoria automatico. Lo stesso lavoro, ma il software smette di essere un posto dove si ricopiano le cose e diventa il posto dove si lavora.

Questo è anche il motivo per cui il su misura non si valuta a numero di funzioni. Un pacchetto con duecento funzioni di cui usi sei ti costa, in ore delle persone, più di uno strumento con dodici funzioni che sono le tue.

Il canone non si paga per il software: si paga per le persone

Tutti i gestionali in abbonamento hanno lo stesso meccanismo: il prezzo è per utente al mese. Vuol dire che il costo non cresce quando il software fa di più, cresce quando assumi. Il ragazzo nuovo in magazzino non è solo uno stipendio: è anche un'altra licenza, per tutti gli anni in cui resta.

Prendiamo un listino pubblico, così i numeri non sono inventati. Odoo pubblica 24,90 € per utente al mese per il piano Standard e 44,90 € per utente al mese per il piano Personalizzato, l'unico che permette moduli personalizzati. Ecco cosa diventano quelle cifre quando le moltiplichi per le persone e per gli anni.

Le voci che non stanno nel prezzo per utente

Il canone è solo la prima riga della fattura. Quasi sempre si aggiungono: la configurazione iniziale fatta da un partner, i moduli a parte, le integrazioni con il software del commercialista, la formazione. Anche nei pacchetti più economici i limiti arrivano presto: Danea Easyfatt parte da 48 € più IVA all'anno ma la licenza è monoutente, la multiutenza fino a cinque postazioni c'è solo nella versione Enterprise, e un pacchetto di fatturazione elettronica per una seconda azienda costa 120 € all'anno.

Quando confronti, confronta il totale dei primi tre anni con dentro tutto: canone per il numero vero di persone, attivazione, moduli, formazione. È l'unico numero paragonabile al preventivo di un software su misura.

Il conto dall'altra parte: una volta, più manutenzione

Un gestionale su misura ha due voci sole. La prima è il progetto: da noi parte da 2.990 €, si paga una volta e il preventivo è fisso dopo la mappatura dei processi, quindi quello che leggi è quello che paghi. La seconda è facoltativa: la manutenzione ed evoluzione, da da 99 €/mese, che tiene il software aggiornato e ci fa rientrare le modifiche piccole. Se la disdici il software continua a funzionare, perché è tuo.

La formula per decidere è una riga sola. Da una parte: utenti × canone mensile × 12 × anni, più attivazione e moduli. Dall'altra: prezzo del progetto, più i mesi di manutenzione che pensi di tenere. Fai il conto su tre anni e su cinque, non su uno: il primo anno il canone vince quasi sempre, ed è esattamente il motivo per cui viene venduto così.

Dove si rovescia il conto si vede dalla tabella sopra. Con tre persone e un processo standard, il canone resta più basso per anni. Con otto persone sul piano che permette le personalizzazioni, i soli tre anni di abbonamento superano il prezzo di partenza di un software di proprietà, e al quinto anno non c'è confronto. Il punto di pareggio non dipende da quanto è bello il software: dipende da quante persone lo useranno e da quanto a lungo.

Quando il pacchetto a canone è la scelta giusta

Questa parte la trovi raramente scritta da chi sviluppa software, e invece conta. Se un abbonamento copre il 90% dei tuoi processi, prendi l'abbonamento: è la regola che applichiamo noi in videochiamata, e quando è così lo diciamo prima di fare un preventivo.

Il pacchetto vince quando:

• il tuo processo è davvero standard: fatturi, incassi, tieni la prima nota, e lo fai come tutti gli altri del tuo settore
• siete in due o tre e non prevedi di crescere molto nei prossimi anni
• il bisogno è un obbligo da assolvere (fatturazione, scontrini) più che un vantaggio da costruire
• ti serve qualcosa in funzione lunedì prossimo e hai zero tempo da dedicare all'analisi
• non hai ancora capito quale sia il tuo processo: in quel caso un pacchetto economico per sei mesi è il modo più rapido per scoprirlo, e i dati li esporti dopo

Quando conviene il su misura

Lo specchio dei casi di sopra. Il su misura si giustifica quando il pacchetto ti costringe a lavorare in un modo che non è il tuo, oppure quando il canone cresce insieme all'azienda.

• il processo che ti fa guadagnare è anche quello che ti distingue: preventivi a più varianti, commesse con avanzamento, interventi con rapportino firmato, caparre e disdette
• i dati sono sparsi su quattro strumenti (Excel, rubrica del telefono, WhatsApp, gestionale della fatturazione) e nessuno parla con gli altri
• le persone che lo useranno sono più di cinque, e aumenteranno
• ti serve una cosa che i pacchetti del tuo settore non fanno: un portale dove il cliente ditta ordina da solo, un'app con le notifiche, le prenotazioni con caparra incassata subito
• stai pagando due o tre abbonamenti che si sovrappongono e li vuoi sostituire con uno strumento tuo

Il caso più comune: non è un gestionale, è un collo di bottiglia

Nove volte su dieci chi cerca un gestionale su misura non ha un problema di software: ha un punto preciso dove si perdono soldi. I preventivi che nessuno richiama dopo una settimana. Gli appuntamenti confermati su WhatsApp che nessuno segna. Le ore dei cantieri ricopiate il venerdì sera a memoria. Se riesci a dire qual è il tuo punto, hai già il primo modulo da far fare, e puoi spendere un decimo di quello che pensavi. Noi partiamo sempre dal processo che fa più male, e consegniamo a blocchi: il listino del gestionale è fatto così.

Le cinque domande da fare prima di firmare

Valgono per un fornitore di software su misura come per un abbonamento. Le risposte mettile per scritto nel preventivo, non nelle email.

1. 1Di chi è il software quando smetto di pagare? Nel su misura la risposta giusta è "tuo, per contratto". Nell'abbonamento è "di nessuno, ti restano i dati se li esporti": sapere questo prima vale più di qualsiasi sconto.
2. 2Dove stanno i dati e come li porto via? Chiedi il formato dell'esportazione (CSV, Excel, accesso al database) e provala il primo mese, non il giorno in cui vuoi cambiare.
3. 3Il preventivo è fisso o a giornate? Un prezzo fisso dopo l'analisi dei processi ti protegge: se una voce non è scritta, non la paghi.
4. 4Quanto costa una modifica fra un anno? Chiedi la differenza tra le modifiche piccole (dovrebbero rientrare nella manutenzione) e i moduli nuovi, che si quotano prima di farli.
5. 5Chi lo manterrà se litighiamo? Il nome delle tecnologie usate, il codice consegnato, la documentazione: serve perché un altro fornitore possa prenderlo in mano senza ricominciare.

Come si parte senza spendere tutto subito

Il modo sbagliato è provare a sostituire tutto in una volta: è il progetto che non finisce mai e che le persone non usano. Il modo che funziona è un pezzo per volta, partendo da quello che perde soldi oggi.

Sui tempi, per darti un ordine di grandezza: un CRM base (clienti, preventivi, appuntamenti, scadenze, promemoria automatici) è pronto in tre o quattro settimane. Un gestionale focalizzato su un processo diventa operativo in quattro a otto settimane dall'analisi, e i progetti più larghi si consegnano a blocchi. La migrazione dei dati da Excel, rubriche e vecchi gestionali la facciamo noi, e la formazione è per il titolare e per tutta la squadra: un gestionale che usa solo una persona è un gestionale perso.

Se vuoi il conto sul tuo caso, su software e CRM su misura c'è il form da tre domande e un preventivo scritto entro 24 ore, gratis. Se invece sei ancora al passo prima, cioè non sai se ti serve un CRM o ti basta un foglio fatto bene, parti da quando serve un CRM a una piccola impresa.