Software e CRMSoftware gestionale aziendale: come scegliere
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Chi cerca un software gestionale aziendale trova due tipi di pagine: quelle che spiegano cosa sia un gestionale (lo sai già, è per questo che stai cercando) e quelle che finiscono con il nome del software di chi ha scritto l'articolo. In mezzo manca la cosa che serve: un modo per decidere. Qui trovi quello. Cinque passi, nell'ordine in cui conviene farli, per un'azienda da cinque a trenta persone: non per una multinazionale che installa SAP, non per il professionista che deve solo fare le fatture. Alla fine saprai anche quando il gestionale giusto non si compra ma si costruisce sul tuo processo.
Passo 1: trova il processo che ti costa più soldi
Quasi tutti i progetti di gestionale partono male perché partono dalla domanda sbagliata: "quale software prendo?" invece di "cosa mi sta costando l'organizzazione di adesso?". Il secondo numero lo stimi in mezz'ora e cambia tutta la scelta.
Prendi i tre punti dove le cose si bloccano e mettici accanto una cifra. Un esempio di conto: se due persone passano ogni giorno quaranta minuti a riscrivere dati da un posto a un altro (dal blocchetto a Excel, dal WhatsApp del tecnico al foglio delle ore), sono circa 27 ore al mese. A 18 € l'ora di costo aziendale sono quasi 500 € al mese che bruci per spostare informazioni, prima ancora di contare gli errori.
Gli altri due punti pesano di più e si vedono meno: i preventivi che nessuno richiama e le scadenze che saltano. Su dieci preventivi al mese, se due restano fermi perché nessuno sa che sono fermi da tre settimane, quello è il tuo costo vero. Scrivilo: sarà il primo requisito del gestionale e il metro con cui giudichi qualunque offerta.
Passo 2: scrivi i requisiti su una pagina sola
Il documento dei requisiti non è burocrazia: è l'unico modo per confrontare due offerte che parlano linguaggi diversi. Senza, finisci a confrontare numero di funzioni e prezzo al mese, che sono le due cose che contano meno.
Una pagina basta. Una riga per processo, quattro colonne, e una regola: ogni requisito deve avere scritto "obbligatorio" oppure "utile". Se tutto è obbligatorio, non hai fatto il lavoro.
| Processo | Come funziona oggi | Cosa deve fare il software | Obbligatorio o utile |
|---|---|---|---|
| Richieste in arrivo | Telefono e WhatsApp, annotate sull'agenda di carta | Raccoglie la richiesta con cliente, indirizzo e tipo di intervento | Obbligatorio |
| Preventivi | Word, salvati in una cartella per anno | Genera il preventivo e tiene lo stato: inviato, da richiamare, accettato, perso | Obbligatorio |
| Ore dei tecnici | Foglietti consegnati il venerdì, riscritti in Excel | I tecnici le inseriscono dal telefono il giorno stesso, con il lavoro collegato | Obbligatorio |
| Materiali per lavoro | A memoria, controllati a fine mese sulla fattura del fornitore | Si scaricano sul lavoro e si confrontano col preventivato | Obbligatorio |
| Scadenze di manutenzione | Promemoria sul telefono del titolare | Avvisa da solo 30 giorni prima, al cliente e al tecnico | Utile |
Il test delle due settimane
Prima di sentire i fornitori, prendi la settimana di lavoro appena passata e prova a raccontarla con i requisiti che hai scritto. Se c'è un momento che non trova posto in nessuna riga (il cliente che sposta l'appuntamento, il lavoro fermo in attesa di un pezzo, il collaudo da rifare), quel momento tornerà come problema tre mesi dopo l'avvio, quando il software è già pagato.
Passo 3: le sette domande da fare a ogni fornitore
Queste domande servono a tirare fuori quello che nelle demo non si vede. Fatte a tutti nello stesso ordine, rendono le offerte confrontabili. Chiedi le risposte per iscritto: una risposta che non sta per iscritto non è una risposta.
- Quanto costa aggiungere un utente, e cosa succede al prezzo se passo da sei a dodici persone? È la voce che cambia il totale a tre anni più di ogni altra.
- Chi possiede i dati e come li porto fuori? Fatti dire in che formato esce l'esportazione completa (i dati, non il PDF di una stampa) e se costa.
- Se smetto di pagare, cosa resta? Con l'abbonamento l'accesso si chiude, con il software di proprietà il programma continua a funzionare: due rischi diversi, da mettere sul tavolo prima della firma.
- La migrazione dei dati di adesso è inclusa, e chi la fa? Se la risposta è "ci pensa il vostro personale", quello è un costo tuo non scritto nell'offerta.
- Le personalizzazioni sopravvivono agli aggiornamenti? Su molte piattaforme si fanno con moduli di terze parti, che dopo un aggiornamento vanno rifatti o ricomprati.
- Quanta formazione è compresa, e per quante persone? Un gestionale che usano solo in due è un gestionale che non hai comprato.
- Chi risponde quando si blocca, in quanto tempo, e in quale punto del contratto è scritto?
Passo 4: conta il costo a tre anni, non il prezzo in vetrina
Il prezzo esposto è quasi sempre per utente, al mese, sul piano base. Il totale vero si vede su tre anni e con il numero di persone che useranno il sistema davvero, magazziniere e tecnici compresi.
Un conto su un listino pubblico: Odoo espone 24,90 € per utente al mese sul piano Standard e 44,90 € sul piano Personalizzato, quello che serve per installare moduli propri. Sei persone sul piano Standard fanno 149,40 € al mese, cioè 5.378 € in tre anni; le stesse sei sul Personalizzato fanno 9.698 €. Nessuna delle due cifre comprende configurazione, migrazione e formazione.
Conta anche come vengono contate le licenze nei prodotti installati: Danea Easyfatt parte da 48 € più IVA all'anno, ma quella licenza è monoutente e la fattura elettronica di una seconda azienda costa 120 € l'anno in più. Condizioni normali, scritte sul loro listino pubblico: il confronto si fa su quelle, non sul numero più piccolo della pagina dei prezzi.
Sotto, le voci che compaiono dopo la firma. Mettile in una colonna dell'offerta e chiedi un numero per ognuna, anche se è zero.
| Voce | Perché salta fuori dopo | La domanda da fare prima |
|---|---|---|
| Utenti in più | Il prezzo esposto è per utente e il conto si fa sul piano base | Quanto costa il settimo utente, e il dodicesimo? |
| Piano superiore | La funzione che ti serve sta nel piano sopra | Su quale piano sta ognuno dei miei requisiti obbligatori? |
| Migrazione dei dati | Anagrafiche e storico sono più sporchi del previsto | Chi la fa, in quanti giorni, e se i dati vanno ripuliti? |
| Formazione | Spesso è un video e un'ora di call, poi il team torna a Excel | Quante ore e per quante persone? |
| Personalizzazioni | Si quotano a parte e si rifanno agli aggiornamenti importanti | Le modifiche restano dopo un aggiornamento? A carico di chi? |
| Assistenza | Il primo anno è compreso, dal secondo diventa un canone | Quanto costa dal secondo anno e cosa comprende? |
| Uscita | Export incompleto, a pagamento, o solo in PDF | In che formato escono tutti i miei dati e quanto costa? |
Passo 5: pacchetto pronto, piattaforma configurabile o su misura
A questo punto la scelta si fa quasi da sola, perché la decidono i requisiti obbligatori, non il gusto.
Se i tuoi processi sono standard (vendi, fatturi, tieni il magazzino con logiche normali) un pacchetto pronto copre tutto e costa meno di qualunque alternativa: prendilo. Se hai due o tre processi standard e uno tuo, una piattaforma configurabile può bastare, a patto che quel processo stia nelle configurazioni e non in un modulo da far scrivere. Se invece il modo in cui lavori è il motivo per cui i clienti ti scelgono, adattare l'azienda al software significa perdere esattamente quello.
Il conto completo del pareggio tra canone per utente e software di proprietà, con la tabella a tre, cinque, otto e dodici utenti, è nella guida dedicata: software gestionale su misura o a canone. Qui basta la regola: finché l'abbonamento copre il 90% di quello che fai, l'abbonamento vince. Sotto quella soglia inizi a pagare un canone per un sistema che non ti serve, e a mettere pezze a mano sul resto.
Il nostro lato dichiarato: progetto una volta da 2.990 €, analisi dei processi e migrazione dei dati incluse, formazione a tutto il team, e manutenzione facoltativa da 99 €/mese. Se smetti di pagare la manutenzione il software continua a funzionare, perché è tuo per contratto. Le voci e le condizioni sono scritte in quanto costa un software gestionale.
I cinque errori che fanno buttare il progetto
Non sono errori di valutazione tecnica: sono errori di processo, e si ripetono sempre uguali.
- Sceglie chi non lo usa. Se il titolare decide senza il magazziniere e senza chi prende le richieste al telefono, il gestionale viene aggirato entro il secondo mese e i dati veri restano su un foglio parallelo.
- Si parte da tutto insieme. Clienti, preventivi, magazzino, ore e contabilità lo stesso giorno sono cinque problemi nella stessa settimana: si parte dal processo che fa più male e si aggiunge a blocchi.
- La migrazione si fa a mano "per ora". Il doppio inserimento provvisorio diventa definitivo, e dopo sei mesi hai due archivi che non coincidono.
- Nessuno è responsabile del software dentro l'azienda. Serve una persona interna che decida le regole d'uso, altrimenti ognuno si inventa come compilare i campi.
- Si misura il successo dal numero di funzioni attive. Si misura da una cosa sola: i tre numeri del passo 1 sono migliorati o no?
Il calendario di una scelta fatta bene
Dall'inizio alla firma servono tre o quattro settimane di lavoro vero, poco per volta. Chi ci mette sei mesi non sta valutando: sta rimandando, e in quei mesi il costo del passo 1 continua a correre.
| Quando | Cosa fai | Chi |
|---|---|---|
| Settimana 1 | I tre numeri del costo attuale e la pagina dei requisiti | Titolare più chi fa il lavoro ogni giorno |
| Settimana 2 | Tre fornitori diversi per tipo (pacchetto, piattaforma, su misura), le sette domande per iscritto | Chi ha scritto i requisiti |
| Settimana 3 | Demo sui tuoi dati veri, non sul loro esempio. Confronto del costo a tre anni | Chi userà il software, non solo chi firma |
| Settimana 4 | Firma con le date di avvio e la responsabilità della migrazione scritte | Titolare |
Un gestionale aziendale non si compra per non restare indietro: si compra per smettere di pagare un costo che oggi non vedi in nessuna fattura. Per questo l'ordine conta più del software. Prima i tre numeri, poi la pagina dei requisiti, poi le sette domande, poi il conto a tre anni. Il nome del prodotto è l'ultima cosa, e a quel punto lo scegli in un pomeriggio. Se dalla pagina dei requisiti escono due o tre processi che nessun pacchetto prevede, il problema non è trovare il software giusto: quel software va costruito sul tuo modo di lavorare. È quello che facciamo con software e CRM su misura, a preventivo fisso dopo la mappatura dei processi.
Domande frequenti
Sono programmi che tengono in un posto solo i dati del lavoro di ogni giorno: clienti, preventivi, ordini, magazzino, scadenze, ore. La differenza con Excel non è la grafica: è che il dato lo inserisce una persona sola, una volta, e lo vedono tutti gli altri già aggiornato.
Dipende da come lo paghi. In abbonamento si parte da poche decine di euro per utente al mese: sei persone su un listino cloud pubblico da 24,90 € a utente fanno 5.378 € in tre anni, senza configurazione e formazione. Un progetto di proprietà si paga una volta e il nostro parte da 2.990 €. Le voci sono tutte in quanto costa un software gestionale.
Negli elenchi pubblici ricorrono sempre gli stessi nomi: SAP e Microsoft Dynamics nelle aziende grandi, Zucchetti, TeamSystem, Danea e Odoo nelle piccole e medie. "Più usato" però non vuol dire "giusto per te": vuol dire adatto al processo più comune. Se il tuo processo è comune è un'informazione utile, altrimenti non dice niente.
Non è obbligatorio che sia lo stesso programma. La fattura elettronica verso privati e pubblica amministrazione passa per il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, e molti gestionali si limitano a esportare il file che il commercialista o un servizio dedicato invia. Chiedi se l'invio è compreso o se è un modulo a pagamento: è una delle voci che compaiono dopo la firma.
Per un pacchetto pronto con pochi dati da trasferire, giorni. Per un gestionale costruito sui tuoi processi, nel nostro caso sono 4-8 settimane dall'analisi, e i progetti più larghi si consegnano a blocchi partendo dal processo che fa più male. Il tempo vero non lo prende il software: lo prende la pulizia dei dati che hai adesso.
Come esercizio sì: ti costringe a scrivere i requisiti e scopri subito dove si blocca. Il rischio è inserire sei mesi di dati in uno strumento da cui non riesci a tirarli fuori: verifica l'esportazione completa prima di inserire il primo cliente.
