Programma per turni di lavoro: cosa deve bloccare

Undici e trentacinque: i due numeri che vengono prima

L'articolo 7 del decreto legislativo 66 del 2003, nel testo in vigore dal 22 agosto 2008, dice che il lavoratore ha diritto a undici ore di riposo consecutivo ogni ventiquattro ore, e che quel riposo va fruito in modo consecutivo, fatte salve le attivita' caratterizzate da periodi di lavoro frazionati durante la giornata o da regimi di reperibilita'.

L'articolo 9 aggiunge il riposo settimanale: ogni sette giorni almeno ventiquattro ore consecutive, di regola in coincidenza con la domenica, da cumulare con le ore di riposo giornaliero dell'articolo 7. Ventiquattro piu' undici fa trentacinque ore di fila. Lo stesso comma precisa che quel periodo di riposo consecutivo si calcola come media in un periodo non superiore a quattordici giorni.

Quella media e' la parte che sul foglio non si vede. Significa che la settimana senza riposo non e' automaticamente sbagliata se nei quattordici giorni il conto torna, e significa anche il contrario: una settimana che sembra pulita puo' non esserlo guardando le due insieme. Un foglio di calcolo ragiona su sette colonne, non su quattordici giorni mobili. Un programma che serve a qualcosa ti mostra la finestra giusta mentre scrivi, non a mese chiuso.

• Undici ore consecutive fra la fine di un turno e l'inizio del successivo (articolo 7).
• Ventiquattro ore consecutive ogni sette giorni, da sommare alle undici: trentacinque (articolo 9, comma 1).
• La media su quattordici giorni, non la singola settimana (articolo 9, comma 1, periodo aggiunto).
• Le eccezioni e le deroghe stanno nella legge e nel contratto collettivo: il caso tuo lo guarda il consulente del lavoro.

L'eccezione che riguarda proprio il cambio turno

Il comma 2 dell'articolo 9 elenca chi fa eccezione al riposo settimanale, e la prima lettera parla esattamente del lavoro a turni: fanno eccezione le attivita' di lavoro a turni ogni volta che il lavoratore cambi turno o squadra e non possa usufruire, tra la fine del servizio di un turno o di una squadra e l'inizio del successivo, di periodi di riposo giornaliero o settimanale. Nella stessa lista ci sono le attivita' con periodi di lavoro frazionati durante la giornata, i trasporti ferroviari, e la possibilita' per i contratti collettivi di stabilire previsioni diverse.

Tradotto per chi compra un programma: le regole non sono una riga sola valida per tutti, e un software che promette la conformita' con un interruttore sta semplificando. Quello che puoi pretendere e' piu' concreto: che le soglie siano parametri modificabili (undici ore, trentacinque, la finestra di quattordici giorni, il monte ore), che il programma avvisi quando le superi, e che l'avviso si possa forzare lasciando scritto chi l'ha forzato e quando. Un vincolo che non si puo' forzare non regge la realta'; uno che si forza in silenzio non serve a niente.

Dove si rompe il turno fatto a mano

Il foglio di calcolo non sbaglia i conti. Sbaglia tre cose che con i conti non c'entrano.

La prima: il foglio e' una fotografia. Dice chi lavora martedi, non quante ore ha fatto quella persona nei sette giorni prima ne' quante ne ha nei sette dopo. Per saperlo devi aprire gli altri fogli e sommare a mano, e nessuno lo fa il venerdi alle sette di sera.

La seconda: le copie. Il turno finisce in una foto su un gruppo WhatsApp, poi cambia, poi esce la versione nuova, e in azienda girano tre versioni senza data. Quando qualcuno non si presenta, la discussione non e' sul turno: e' su quale foglio fosse quello valido.

La terza: le preferenze non scritte. Che Marta non puo' il giovedi pomeriggio e che al banco servono due persone capaci di usare la macchina del caffe' sta nella testa di chi fa i turni. Se quella persona va in ferie, i turni li fa un altro e li sbaglia, non per disattenzione ma perche' quei vincoli non erano scritti.

Il cambio turno e' il vero lavoro, non il turno

Scrivere il turno della settimana e' un'ora di lavoro il venerdi. Rifarlo durante la settimana sono cinque telefonate al giorno. Un bar con dodici persone su due turni non ha il problema del calendario: ha il problema del martedi alle sette del mattino, quando uno chiama e dice che non viene.

In quel momento ti serve una risposta a quattro condizioni insieme: chi e' libero oggi, chi sa fare quel posto, chi non sfonda il monte ore della settimana, e chi ha avuto le undici ore di riposo dalla fine del suo ultimo turno. A mente si risponde alla prima e si sbaglia la quarta. Il programma che vale e' quello che, chiesto il sostituto, ti da' tre nomi gia' filtrati su tutte e quattro, e ti dice perche' gli altri sono esclusi.

Da qui la differenza fra un calendario condiviso e un programma per i turni. Il calendario mostra. Il programma decide con te: tiene le competenze di ogni persona, le indisponibilita', il monte ore, l'ultimo turno chiuso, e incrocia le quattro cose in un secondo. Se stai valutando anche l'agenda dei clienti e non solo quella del personale, la logica e' la stessa e l'abbiamo raccontata nella guida su come gestire gli appuntamenti.

Quattro modi di fare i turni, messi in fila

Nessuno dei quattro e' sbagliato in assoluto: sono sbagliati fuori dalla loro taglia. La domanda giusta non e' quale sia il migliore, e' da quante persone e quanti cambi in su il tuo salta.

• Il salto vero non e' il numero di persone: e' il numero di cambi a settimana. Con due cambi qualsiasi strada tiene, con dieci solo le ultime due.

Quando il foglio basta davvero, e quando no

Se hai quattro persone, un orario di apertura sempre uguale e due cambi al mese, il foglio va bene e cambiarlo e' tempo buttato. Un programma rende quando il calendario si muove: piu' sedi, stagionalita', part time diversi, persone che sanno fare solo alcuni posti.

Il conto per capire se e' il momento e' veloce. Conta le ore che passi a scrivere e riscrivere i turni in un mese, comprese le telefonate per i cambi, e moltiplicale per quanto costa la tua ora. Sopra le dieci ore al mese un programma si ripaga solo col tempo, prima di contare i turni scoperti e gli straordinari pagati per sbaglio.

Il segnale che e' il momento di cambiare

Non e' il numero di dipendenti. Sono queste tre frasi, quando le senti nello stesso mese: non sapevo di essere in turno, ho fatto piu' ore di quelle che mi avete pagato, non c'era nessuno al banco alle sette. La prima e' un problema di versioni, la seconda di ore non contate, la terza di vincoli non scritti. Tutte e tre vengono dallo stesso posto.

Il turno scritto non e' l'ora pagata

Il turno dice cosa doveva succedere. L'ora lavorata dice cosa e' successo. Sono due dati diversi e la differenza fra i due e' dove finiscono i soldi: il turno di sei ore che e' diventato di otto, l'apertura coperta da chi era di riposo, le due ore in piu' del sabato che nessuno ha segnato.

Un programma che fa solo i turni ti lascia il lavoro peggiore: confrontare a mano il pianificato con il fatto. La domanda da fare in demo e' se tiene insieme le due colonne e ti mostra lo scarto, persona per persona, prima della fine del mese. Su come si raccolgono le ore vere e cosa deve risultare per il libro unico abbiamo scritto a parte: rilevazione presenze dipendenti.

C'e' un terzo passaggio che quasi nessuno chiede e che vale piu' dei primi due: l'ora attaccata al lavoro giusto. In un ristorante serve per sapere il costo del personale sul coperto, in un'officina per sapere quanto e' costata quella riparazione, in un cantiere per fatturare le ore a chi le ha ordinate. Se il turno, l'ora e il lavoro stanno in tre programmi diversi, quel numero non esiste e nessuno lo calcola a mano.

Quanto costa il turno sbagliato, e quanto il programma

Fai il conto su di te invece di guardare un listino. Prendi un bar con dodici persone, due turni al giorno, sei giorni su sette. Se in un mese due straordinari vengono pagati senza essere stati chiesti e un'apertura resta scoperta mezz'ora, sono poche decine di euro per volta che pero' tornano ogni mese, piu' le ore di chi riscrive i turni e le telefonate per i cambi.

Sul lato del software le strade si pagano in due modi diversi. L'app dei turni di solito costa un canone per ogni dipendente, quindi cresce quando assumi e lo paghi finche' la usi, anche per le persone che non entrano mai nel programma. Un software su misura si paga una volta e resta tuo: il nostro software e CRM su misura parte da 2.499 €, e la manutenzione con gli aggiornamenti e' da 99 €/mese.

La cifra da confrontare non e' il primo mese: e' il totale su tre anni con il numero di persone che pensi di avere fra tre anni. Se oggi sei in dodici e arrivi a venti, il canone per dipendente non cresce di un terzo ma di due terzi. Se invece stai valutando una strada gratuita, i punti in cui si ferma li abbiamo elencati nella guida sul software gestionale gratis.

Le sei prove da fare prima di firmare

Vanno fatte tutte e sei nella prova gratuita o nella demo, con i nomi veri della tua squadra e la settimana vera, non coi dati di esempio del fornitore.

• Scrivi un turno che finisce a mezzanotte e il giorno dopo uno che inizia alle otto: il programma deve avvisarti, e devi vedere dove si imposta la soglia.
• Metti una persona in turno sette giorni di fila e guarda se il controllo e' sulla settimana o sui quattordici giorni.
• Simula la telefonata del martedi mattina: chiedi i sostituti possibili e controlla se la lista tiene conto delle competenze e delle ore.
• Fai una modifica al turno pubblicato e verifica che le persone coinvolte la ricevano e che resti scritto chi ha cambiato cosa.
• Chiudi una settimana e chiedi lo scarto fra ore pianificate e ore lavorate, persona per persona.
• Chiedi di esportare i turni e le ore in un file leggibile: se non si esporta, non sono tuoi.