Software e CRMCambiare gestionale senza perdere i dati
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Hai già un gestionale e non lo sopporti più: è lento, il fornitore risponde a settimane, hai tre fogli Excel che rattoppano quello che il programma non fa. Quei segnali li conosci. Quello che non ti dice nessuno è cosa succede ai tuoi dati il giorno del passaggio, e quanta parte di quel lavoro ricade su di te. Questa guida parte da là: dall'uscita, non dall'ingresso.
Il cambio gestionale comincia dal vecchio, non dal nuovo
L'ordine con cui quasi tutti lo affrontano è: guardo due o tre software, scelgo, firmo, poi vediamo come si spostano i dati. È l'ordine che fa saltare i tempi, perché quello che decide il progetto non è quanto è bello il programma nuovo: è quanto riesci a tirare fuori dal vecchio. Quella risposta ce l'hai in una settimana e non costa niente.
Nel gestionale che stai per lasciare ci sono tre cose diverse, e quasi nessun preventivo le distingue.
- I dati in tabella: clienti, articoli, listini, documenti, movimenti. Si esportano, con i problemi che vedi sotto.
- I documenti: i PDF delle fatture, i contratti scansionati, le foto degli interventi. Spesso stanno fuori dalle tabelle e si scaricano a mano.
- La configurazione: sconti per cliente, causali, codici IVA, le regole messe dentro dieci anni fa. Non si esporta: si riscrive, e quel tempo è quasi sempre fuori dal preventivo.
Il test dell'export: chiedilo prima di firmare
Prima di prenotare una demo con chiunque, chiedi per mail al fornitore attuale l'estrazione completa dei tuoi dati in formato tabellare, Excel o CSV. Non serve dire perché. La risposta, e il tempo che ci mette ad arrivare, ti dicono quasi tutto sul progetto che hai davanti.
| Cosa chiedi | Cosa deve arrivare | Se non arriva |
|---|---|---|
| Clienti e fornitori | Una riga per soggetto: partita IVA, indirizzi, contatti, condizioni di pagamento | Si ricostruisce dalle fatture: due settimane di lavoro |
| Articoli e listini | Codice, descrizione, prezzo, aliquota, prezzi per cliente | Il catalogo si rifà a mano, ed è il pezzo che blocca gli ordini il primo giorno |
| Fatture, ordini, DDT | Due file collegati, testate e righe, legati dal numero | Hai solo i PDF: lo storico è archivio, non dato |
| Giacenze e movimenti | Saldo per articolo e deposito, più i movimenti | Si parte da un inventario fisico: ci vuole un sabato |
| Partite aperte e scadenzario | Incassi e pagamenti non chiusi, con data e importo | Si riscrivono a mano, e sono i soldi da incassare |
| Allegati firmati | I file veri, non i link dentro il programma | Restano nel vecchio sistema, finché hai l'accesso |
Due cose da scrivere nella mail
Entro quando, e quante volte. L'export non si fa una volta sola, perché il giorno del passaggio i dati sono diversi da oggi: chiedi se si può rifare e se costa. Chi vuole soldi per rifarlo a dicembre ti obbliga a congelare il lavoro per giorni.
Quello che si rompe nel passaggio: date, relazioni, doppioni
Il file arriva, lo apri, sembra pieno di roba giusta. I punti in cui l'import si rompe sono sempre gli stessi e stanno scritti nella documentazione pubblica dei software che fanno importazioni. Servono a capire se il fornitore nuovo ha mai fatto una migrazione vera, e cosa controllare dopo.
- Le date. 01-03-2016 è il primo marzo o il tre gennaio? La documentazione di Odoo dice che il sistema prova a indovinare il formato e su alcuni non ce la fa, e chiede lo standard ISO 8601, cioè 2016-03-01. Una data letta al rovescio sposta scadenze e incassi di mesi.
- Il tipo di colonna. L'import indovina che dato c'è in una colonna guardando le prime dieci righe. Se quelle dieci sono vuote, o numeriche in una colonna che poi contiene testo, il resto si perde.
- Le relazioni. Una fattura punta a un cliente: per ricostruire quel legame serve un identificativo unico preso dal vecchio programma. Senza, ogni documento si attacca al cliente per nome, e due nomi simili diventano uno.
- I doppioni. Lo stesso identificativo su due righe manda l'import in conflitto. E un import rifatto senza identificativi non aggiorna: crea tutto una seconda volta.
- La dimensione. Gli export grandi vanno in timeout e si fanno a blocchi: è normale, non è un difetto.
Gli import non si annullano
La documentazione di Odoo lo scrive in un avviso: un'importazione è definitiva e non si torna indietro. Quindi la prova si fa su un ambiente di collaudo, e dopo ogni carico si controllano tre numeri: quante righe sono entrate rispetto al file, la somma di una colonna di soldi, e dieci schede di clienti che conosci a memoria. Se vieni da fogli di calcolo e non da un altro programma, il lavoro è diverso: da Excel a un gestionale.
Cosa porti nel nuovo e cosa resta in archivio
L'errore che costa più soldi è volere dentro il nuovo dieci anni di storico. Si paga due volte: nella migrazione, perché ogni tabella in più è lavoro, e ogni giorno dopo, perché cercare un cliente tra ventimila anagrafiche morte rallenta chi lavora. Lo storico serve a due o tre persone due o tre volte l'anno: basta poterlo leggere.
| Dato | Nel nuovo | In archivio |
|---|---|---|
| Clienti attivi negli ultimi 24 mesi | Sì, tutti | No |
| Clienti fermi da più di due anni | No: li ricarichi quando tornano | Sì |
| Articoli e listini in vigore | Sì | Solo i listini vecchi |
| Fatture dell'anno in corso | Sì: servono per i totali e le note di credito | No |
| Fatture degli anni chiusi | No: bastano i file e i registri | Sì, in sola lettura |
| Partite aperte, scadenze, rate | Sì, è la prima cosa che carichi | No |
| Giacenze | Sì, come saldo di partenza a una data | I movimenti storici |
L'archivio non è una cartella sul desktop
Le scritture contabili e la corrispondenza d'impresa vanno conservate per dieci anni: lo dice l'articolo 2220 del codice civile. Le fatture elettroniche hanno in più le loro regole di conservazione, nell'area dedicata dell'Agenzia delle Entrate. Prima di spegnere il vecchio gestionale fai due telefonate: al commercialista, per sapere cosa deve restare leggibile e per quanto, e al fornitore, per sapere se dopo il contratto il programma si apre ancora.
I documenti aperti sono il lavoro vero
Un documento aperto è una promessa non chiusa: un ordine da consegnare, una fattura da incassare, un abbonamento da rinnovare a marzo. Finché ce n'è uno stai su due sistemi, e il rischio non è perdere un dato: è dimenticare una cosa promessa a un cliente. Non serve una regola, serve una data. Si chiama taglio, e si decide così.
- 1Conta i documenti aperti per tipo. Quaranta ordini si riportano a mano in un pomeriggio, quattrocento no: serve un import dedicato, e cambia il preventivo.
- 2Decidi dove si chiudono quelli di oggi: quasi sempre conviene chiuderli dove sono nati e usare il nuovo solo da lì in avanti.
- 3Le partite aperte si riportano sempre, anche a mano: se non le vedi nel sistema che usi ogni giorno, smetti di sollecitare.
- 4Fai una lista a parte dei contratti con rinnovo automatico e la loro data: un rinnovo perso nel passaggio è un cliente che smette di pagare e non te lo dice.
- 5Scrivi chi risponde se un cliente telefona per un ordine di prima del taglio. Senza quel nome la domanda gira per mezza giornata.
Quando si cambia nell'anno
Il momento migliore è l'inizio dell'esercizio: saldi di apertura puliti, registri e numerazione dei documenti che ripartono. Se spegni un programma a metà anno, qualcuno deve ricostruire a mano la continuità di numeri e registri: è il tuo commercialista, e la data si decide con lui, non con il fornitore del software.
Il problema pratico è che gennaio è anche il periodo della chiusura. Il compromesso che regge: contratto e analisi dei processi tra ottobre e novembre, migrazione di prova e collaudo a dicembre, partenza al primo giorno utile di gennaio con il vecchio ancora accessibile. Se non ci arrivi, il secondo momento buono è l'inizio di un trimestre.
I periodi da evitare sono i tuoi, non quelli del calendario: nessuno cambia gestionale nel mese in cui fattura il doppio, e quel mese è scritto nel gestionale che stai per lasciare. Se sei ancora alla scelta del software, il metodo è in un'altra guida: come scegliere un gestionale aziendale.
Quanto costa cambiare: le voci che non sono nel preventivo
Il preventivo copre il software nuovo. Il costo del cambio è un'altra cosa: quattro voci su sette le paghi tu senza che nessuno le scriva.
| Voce | Dove sta | Come si riduce |
|---|---|---|
| Software nuovo: licenza o sviluppo | Nel preventivo | Se il software diventa tuo, si paga una volta |
| Migrazione dei dati | Dentro o fuori: fattela scrivere tabella per tabella | Meno tabelle, storico in archivio |
| Canone doppio per due o tre mesi | Fuori, e quasi nessuno lo nomina | Accorciando la sovrapposizione, non allungandola |
| Pulizia dei dati | Fuori: la fai tu | Si pulisce nel vecchio sistema, non nel file |
| Ore delle tue persone | Fuori, ed è la voce più grossa | Un reparto per volta, non tutti lo stesso lunedì |
| Formazione | Da chiedere: per quante persone e quante ore | Due per reparto, che poi formano gli altri |
| Configurazione riscritta | Quasi sempre fuori | Portando l'elenco già scritto al primo incontro |
La domanda da fare al fornitore nuovo
Una sola, prima del prezzo: la migrazione dei dati è compresa, e per quali tabelle? La risposta utile è un elenco, non un sì. Chi ha già fatto migrazioni risponde con le voci della tabella qui sopra e ti chiede l'export per guardarlo; chi non le ha fatte risponde che importa tutto. Da noi la migrazione dei dati esistenti, vecchi gestionali compresi, sta dentro il lavoro: quanto costa un software gestionale.
Il contratto vecchio: guardalo prima di dare la notizia
Prima di dire al fornitore attuale che cambi, tira fuori il contratto e cerca tre righe: durata e rinnovo automatico, preavviso di disdetta e forma in cui va mandata, cosa succede all'accesso dopo la fine. Spostano il calendario di mesi.
L'ordine giusto è: export in mano e verificato, nuovo sistema collaudato con i tuoi dati veri, taglio fatto, e solo allora la disdetta. Al contrario ti trovi senza il vecchio e non ancora dentro il nuovo, che è l'unico modo serio di perdere dati in un cambio gestionale.
- Se è in cloud, alla fine del contratto spesso perdi anche la sola consultazione: l'export va fatto prima della disdetta, e va verificato che si apra.
- Se è installato su un tuo server, continua a funzionare senza aggiornamenti e senza assistenza. È il caso fortunato: hai già l'archivio in sola lettura, basta non spegnere quella macchina.
- I moduli pagati a parte a volte hanno contratti propri, con scadenze diverse dalla principale.
Quattro mosse: chiedi l'export completo al fornitore attuale prima di parlare con chiunque, decidi cosa entra nel nuovo e cosa resta archivio in sola lettura, fissa il taglio su una data e una regola per tipo di documento, guarda il contratto prima di dare la notizia. Se non vuoi ripetere il giro tra cinque anni, la strada è un software che resta tuo: il nostro software e CRM su misura parte da 2.990 € una volta, la migrazione dai vecchi gestionali è compresa e la manutenzione è facoltativa (da 99 €/mese): se smetti di pagarla il software continua a funzionare, perché è tuo per contratto.
Domande frequenti
Dipende dal modello, non dal software. Con l'abbonamento paghi ogni anno per ogni persona che lo usa, e il conto cresce quando assumi. Con il software di proprietà paghi una volta lo sviluppo, da 2.990 €, e poi solo la manutenzione se la vuoi (da 99 €/mese). Prima di confrontare due preventivi portali a cinque anni, col numero di utenti che pensi di avere allora.
Non esiste una risposta che ti serva. Il mercato è spaccato tra programmi di fatturazione cresciuti fino a diventare gestionali, suite modulari, piattaforme configurabili internazionali e software su misura: il più diffuso della prima famiglia non è paragonabile al più diffuso della terza. Chiediti quale famiglia copre i tuoi processi.
Il software è la parte corta: un CRM su misura è pronto in tre o quattro settimane, un gestionale focalizzato è operativo in quattro o otto settimane dall'analisi dei processi. Aggiungi l'export e la pulizia dei dati, che dipendono da te e dal fornitore vecchio, e due settimane di sovrapposizione dopo la partenza.
Dipende da cosa c'è scritto nel contratto che hai firmato: cercalo prima di telefonare. In pratica conta di più il come: chiedi l'estrazione per iscritto, con l'elenco di quello che ti serve e una data, e tieni la mail. Se il gestionale è in cloud fallo mentre il contratto è ancora attivo, e se la cosa si fa delicata fatti leggere il contratto da chi di dovere prima della disdetta.
Per qualche settimana sì: il vecchio in sola consultazione, il nuovo per tutto quello che apri dalla data del taglio. Come abitudine no. Due sistemi vivi insieme vogliono dire due verità sulle giacenze e due elenchi di chi deve pagare, e dopo un mese nessuno sa quale guardare.
